Aplikasi eProcurement Indonesia

Seiring dengan meningkatnya pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, menyebabkan tuntutan akan peningkatan kinerja operasional dan manajerial. Namun dalam pelaksanaannya terdapat masalah serius yang dihadapi sehingga sangat tidak efektif lagi dalam rangka peningkatan kinerja operasional dan manajerial. Secara umum kendala-kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut:

a. Belum dapat mendukung penyelesaian dokumen secara online.
b. Belum memiliki media yang bisa menyebarkan informasi kebutuhan perusahaan kepada Vendor secara Online
c. Belum memiliki media yang bisa mengatur worflow yang flexible sesuai dengan aturan yang sering berubah
d. Belum memiliki kemampuan telusur (Audit Trail) yang lengkap, guna kebutuhan Audit atas data dan user pengguna.
e. Belum dapat mengakomodasi laporan KPI (Key Performance Indicator), laporan AdHoc, serta laporan lainnya.
f. Tidak dapat di-integrasikan secara penuh dengan sistem – sistem aplikasi lain yang telah ada di Sistem ERP saat ini seperti aplikasi Keuangan dan Aplikasi Purchasing .
g. Kontrol sistem yang kurang lengkap.
h. Belum memiliki Alert and Warning Sistem.
i. Belum memiliki E-Approval.
j. Belum memiliki fitur Vendor Self Service.

Dengan adanya kendala-kendala tersebut beberapa perusahaan yang merupakan Customer kami, menemui kami untuk menjawab beberapa kendala yang ada di perusahaanya, dan semua yang ada di kendala tersebut dapat diatasi oleh sistem eProcurement Indonesia.

Aplikasi eProcurement Indonesia adalah aplikasi yang digunakan untuk manajemen Pengadaan Barang dan Jasa. Aplikasi ini dikembangkan untuk membantu memonitoring administrasi procurement. Selain itu aplikasi ini juga dikembangkan untuk membantu proses pelaksanaan terkait pengadaan barang dan jasa dibagian Purchasing.

Pada eProcurement Indonesia memiliki modul-modul, sebagai berikut :

1. User Management
2. Employee Management
3. Vendor Management
4. Vendor Appraisal
5. Event or Auction Management
6. Catalogue Management
7. Report

Dengan detail fitur yang ada di masing-masing modul adalah

1. User Management Modul,

Modul ini digunakan untuk melakukan Penambahan, pengeditan dan pengaturan user yang terlibat dalam aplikasi ini, modul ini juga bisa dilakukan integrasi dengan sistem HR yang sudah ada pada aplikasi lain.
Dengan Fitur didalamnya adalah :

1.1. Pengaturan User Panitia
1.2. Pengaturan User Admin Pengadaan
1.3. Pengaturan User Rekanan atau Vendor

2. Employee Management Modul,

Modul ini digunakan untuk manajemen Employee dari perusahaan pengguna eProcurement agar pada saat pembentukan panitia lelang, bisa melakukan pemilihan susunan panitia dari employee management modul, dan aplikasi ini juga bisa integrasi dengan aplikasi lain seperti hal nya sistem HR pada aplikasi yang sudah ada saat ini.
Dengan Fitur didalamnya adalah :

2.1. Pengaturan employee
2.2. Integrasi dengan Sistem HR saat ini

3. Vendor Management Modul,

Modul ini digunakan untuk Manajemen Vendor atau rekanan, dimana dalam modul ini vendor melakukan pendaftaran, upload dokumen legal, upload struktur organisasi, upload tenaga ahli, upload data pajak, dan lain-lain bisa dilakukan secara online.
Detail fitur untuk modul ini adalah :

3.1. Registration
3.2. Upload Document Legal ( Akta Pedirian, Surat Menhumham, SIUP, TDP, dll )
3.3. Upload Tenaga Ahli
3.4. Upload Struktur Organisasi
3.5. Upload Pengalaman
3.6. Data Administrasi ( NPWP, PKP )

4. Vendor Apraisal Modul

Modul ini digunakan untuk Pengelolaan terhadap Vendor atau rekanan yang mendaftar untuk dilakukan approval dan dilakukan review terhadap semua dokumen dan informasi yang diberikan oleh vendor secara online.
Detail fitur untuk Modul ini adalah :

4.1. Vendor Verification
4.2. Vendor Black List

5. Event or Auction Management

Modul ini digunakan untuk Panitia lelang melakukan Manajemen terhadap Workflow Proses Lelang yang akan digunakan, dengan melakukan konfigurasi awal pada modul ini panitia bisa melakukan setup tanggal masing-masing tahapan pada proses lelang.
Dengan detail fitur dalam modul ini adalah :

5.1. Initiate User
5.2. Workflow Lelang
5.3. Monitoring Lelang
5.4. Report

6. Catalog Management Modul

Modul ini digunakan untuk Rekanan bisa memberikan informasi produk dan jasa yang akan ditawarkan pada perusahaan kita.
Dengan Detail fitur dalam modul ini adalah :

6.1. Informasi katalog per Vendor sesuai kategori Barang atau Jasa
6.2. Proses Approval Katalog