Kata “Purchasing” berasal dari bahasa Inggris dan sering kali dipakai dalam Industri-industri luar negeri maupun dalam negeri. Apabila diterjemahkan langsung, karena Purchasing bisa diartikan sebagai “Pembelian” dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, Purchasing adalah suatu pengerjaan pencarian sumber, pengorderan dan pembelian barang atau jasa untuk aktivitas produksi. Departemen yang menangani pengerjaan purchasing yang umumnya disebut dengan Purchasing Department. Hampir tiap perusahaan yang berskala menengah ke atas mempunyai Departemen Purchasing ini.
Purchasing adalah salah satu fungsi yang penting dalam Manajemen Material, Selain melibatkan dalam pembelian Material untuk kegunaan Produksi, Purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, perlengkapan dan kelengkapan produksi beserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendorong kelancaran proses produksi.
Target Utama Purchasing ialah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya terkait sehingga biaya pembuatan barang jadi bisa ditekan seminimal mungkin.
Prosedur dibawah ini adalah urutan langkah-langkah yang dalam pengerjaan purchasing :
Memahami Keperluan dan Mendapatkan Permintaan dari Pihak yang Memerlukan
Langkah pertama dalam pengerjaan Purchasing adalah memahami keperluan dari pihak yang memerlukan barang dan jasa. Pihak atau bagian yang memerlukan akan mengajukan permintaan pengorderan atau pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang sudah disetujui oleh kepala komponen maupun Manajer berkaitan. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas mengenai barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diharapkan, tanggal dibutuhkan dan pemasok yang direkomendasikan.
Pemilihan Pemasok
Pengerjaan pemilihan Pemasok atau Supplier yang biasanya terdiri dari dua aspek dasar, melakukan pencarian untuk seluruh pemasok potensial dan membuat daftar seluruh pemasok yang sudah diidentifikasi. Informasi mengenai Pemasok pada biasanya didapatkan dari sebagian sumber seperti direktori perdagangan, iklan, e-mail saran dari pemasok itu sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri maupun rekomendasi dari asosiasi dan forum bisnis.
Saat ini banyak sumber yang kita identifikasikan bisa membantu kita dalam menetapkan pemasok mana yang paling pas. Karena yang perlu diamati dalam memilih pemasok, harga bukanlah satu-satunya pertimbangan dalam menerima Pemasok yang pas. Karena, selain pemasok sebagian nilai penting yang harus lebih dipertimbangkan seperti kesanggupan dalam menyediakan jumlah yang diperlukan, kualitas produk yang diperlukan, kemampuan finansial perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Apabila semua nilai yang disebutkan sama, maka hargalah yang menjadi penentu dalam pemilihan pemasok.
Melakukan Pemesanan
Setelah menentukan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan pengorderan atau dalam industri umumnya disebut dengan “Purchase Order” atau “PO”. Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Pemasok untuk memasokan barang atau jasa yang diperlukan. Pada biasanya, dokumen atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan dituju terhadap Pemasok, pihak pemohon (requestor), Petugas Gudang, komponen akuntansi, komponen inspeksi dan satu salinan lagi untuk komponen Purchasing sendiri sebagai arsip.
Menindaklanjuti dan Memantau Perkembangan Pesanan
Setelah melakukan pemesanan dan Pemasok harus sudah mengetahui apa yang diperlukan, karenanya prosedur Purchasing berikutnya adalah melaksanakan pemantauan perkembangan orderan atau umumnya disebut dengan “Follow-up” di Industri. Prosedur ini dibutuhkan supaya Pemasok bisa menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang diperlukan tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas (TIM) Purchasing umumnya akan menanyakan ke Pemasok mengenai perkembangan barang dan jasa yang diperlukan melalui email, telepon atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.
Penerimaan Barang dan Pemeriksaan
Bagian Penerimaan akan mendapatkan barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah dengan dokumen Purchase Order. Komponen Purchasing akan diberitahukan perihal ketibaan barang tersebut dan juga hasil dari pemeriksaannya.
Pembayaran Faktur Tagihan
Pesanan barang yang diorder akan diterima dengan keadaan yang memuaskan dan sesuai dengan permintaan, Faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Pesanan Faktur diperiksa dan disetujui karena pembayaran dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditentukan.
Pemeliharaan Dokumen Pembelian
Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri adalah pembelian yang berulang atau Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya adalah panduan untuk pembelian berikutnya. Dari Dokumen-dokumen, tim Purchasing maupun Manajemen bisa lebih jelas dalam mengenal pemasok mana yang bagus dan pas untuk pengorderan atau pembelian pada masa yang akan datang.
Memelihara dan Menjaga Relasi dengan Pemasok
Relasi antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Relasi ini harus dijalin dalam wujud saling percaya dan itikad baik untuk saling membantu dan menghargai. Relasi baik akan berguna dan menguntungkan kedua pihak baik bagi pembeli ataupun pemasok.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
