Sebelum mengenal pengadaan barang/jasa menggunakan sistem elektronik, perusahaan menerapkan proses pengadaan barang/jasa ini secara manual. Sebuah perusahaan penelitian yang ternama mengatakan bahwa penggunaan eprocurement atau proses pengadaan barang/jasa secara elektronik ini memberikan efektivitas terhadap perusahaan. Selain meningkatkan produktivitas dan penghematan yang lebih besar, penggunaan eprocurement ini membantu bisnis untuk berjalan lebih lincah, gesit, dan responsif terhadap pelanggan dan pemangku kepentingan.
Sebelum mulai beralih dari pengadaan manual menggunakan sistem eprocurement, penting untuk diperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital yang ada di perusahaan. Jangan sampai transformasi yang dilakukan menghambat dan gagal ditengah jalan, karena hal itu akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa. Dalam transformasi eprocurement, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
- Keahlian Sumber Daya Manusia
Memperbaiki kualitas sumber daya manusia yang ada di perusahaan sangat diperlukan. Baik dari segi keahlian ataupun kesadaran terhadap proses pengadaan secara elektronik. Pengembangan skill dan kemampuan dari sumber daya manusia akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital. Tim eprocurement yang sukses membutuhkan sumber daya manusia yang ahli dalam mengevaluasi supplier, menyiapkan, menegosiasikan kontrak, dan memastikan produk dan layanan memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu, penting untuk melakukan edukasi terhadap seluruh sumber daya manusia dan tim manajemen yang berkaitan.
- SOP (Standard Operating Procedure)
Ketika proses pengadaan barang/jasa manual bertransformasi menjadi pengadaan barang/jasa elektronik, perubahan SOP dibutuhkan untuk mendukung proses ini. SOP yang sudah ada perlu ditinjau kembali dan diperbarui sesuai dengan implementasi eprocurement untuk proses pengadaan. Karena perubahan SOP tidak mudah, maka perlu supervisi secara menyeluruh untuk menghindari kesalahan dalam proses transformasi.
- Struktur pada Perusahaan
Apabila perusahaan melakukan transformasi digital, maka seluruh struktur organisasi juga harus diubah. Struktur perusahaan harus dirancang ulang untuk mendukung adanya sistem pengadaan barang/jasa yang baru. Dimana proses permintaan-approval-proses pengadaan harus disediakan sesuai dengan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik. Apabila sudah tersedia, maka harus direview dan dibuat perubahan yang mendukung.
- Teknologi yang Mendukung
Dalam menjalankan eprocurement, diperlukan sarana teknologi dan juga infrastruktur yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Baik itu komponen perangkat keras sampai dengan perangkat lunak. Untuk menjalankan eprocurement juga perlu diperhatikan dalam proses digital transformation. Dengan begitu aplikasi eprocurement dapat berjalan dengan lancar.
- Budaya Baru di Perusahaan
Dengan bergantinya proses pengadaan barang/jasa manual menjadi elektronik, akan memberikan kesadaran mengenai pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien. Perubahan yang dilakukan ini akan memberikan budaya atau kebiasaan yang baru diperusahaan. Sehingga perubahan teknologi, SOP ataupun struktur perusahaan dapat dilakukan dengan baik.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
