Semakin berkembangnya zaman akan membawa kemajuan teknologi yang memberikan pengaruh besar dalam segala aspek, salah satunya adalah dunia bisnis. Saat ini khususnya di Indonesia sudah mengenal suatu sistem inovasi baru yang berhubungan dengan penagihan dan pembayaran. Sistem ini disebut dengan E-Invoice. Namun, untuk memahami apa itu E-Invoice, perlu juga memahami arti invoice sendiri.
Invoice adalah bukti pembayaran yang digunakan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar oleh pembeli. Invoice ini memuat daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah barang, dan harga yang harus dibayar. Selain itu Invoice sendiri memiliki banyak kegunaan di dalamnya, seperti:
- Sebagai bukti yang sah ketika tanda terima barang dan faktur pajak
- Sebagai tanda bukti atas pembelian barang atau jasa yang sudah dilakukan
- Untuk memberikan informasi mengenai barang atau jasa yang dipesan dan jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli
- Sebagai rujukan apabila terjadi kesalahan ketika pengiriman barang atau perhitungan jumlah tagihan
Penggunaan Invoice yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah penggunaan invoice manual atau menggunakan kertas. Belakangan ini banyak pelaku bisnis atau perusahaan yang mulai beralih dari invoice manual ke E-Invoice. Bahkan penggunaan Invoice Elektronik diperkirakan akan menggeser pemakai invoice kertas. Mengapa demikian? Karena dengan penggunaan E-Invoice, perusahaan akan mendapatkan efisiensi waktu, biaya, dan memungkinkan pembuatan invoice yang lebih akurat.
E-Invoice dikenal dengan faktur elektronik yang merupakan bentuk penagihan yang diberikan kepada pembeli dalam format elektronik. Dalam sistem ini, perusahaan akan mengirimkan email kepada pelanggan untuk masuk ke alamat website. Setelah itu, pelanggan akan memasukkan password untuk dapat mengunduh Invoice Elektronik. Untuk E-Invoice sendiri tersedia dalam berbagai format, seperti PDF dan CSV. Berikut keuntungan dalam penggunaan E -Invoice:
Tersimpan Aman Dalam Cloud Storage
Salah satu keuntungan penggunaan E-Invoice adalah data tersimpan dengan aman. Apabila penggunaan invoice manual dengan kertas, rawan terjadi kehilangan bukti invoice. Namun dengan adanya sistem ini, data invoice dapat tersimpan dengan aman. Dengan menggunakan E-Invoice juga terbilang aman karena perusahaan harus mematuhi standar keamanan PCI atau PCI Security Standards.
Memudahkan Pencarian Dokumen Invoice ketika Dibutuhkan
Untuk data invoice sendiri akan disimpan secara online. Oleh sebab itu, pencarian bukti invoice dapat dilakukan dengan mudah menggunakan sistem yang telah tersedia. Hal ini akan memudahkan semua pihak yang membutuhkan informasi invoice tersebut, termasuk bagian keuangan yang ingin melakukan pencatatan akuntansi.
Pengiriman dan Pembayaran yang Lebih Cepat
Dengan menggunakan sistem E-Invoice, pengiriman invoice dapat dilakukan dengan cepat, hanya dengan menggunakan jaringan internet. Penggunaan E-Invoice juga akan membantu perusahaan untuk mendapatkan pembayaran yang cepat pula.
Mengurangi Penggunaan Kertas
Penggunaan Elektronik Invoice akan mengurangi penggunaan kertas. Sehingga perusahaan akan membantu untuk menciptakan ramah lingkungan. Menghemat penggunaan kertas juga akan membantu untuk mengurangi polusi dan mengurangi limbah kertas.
Dengan menggunakan E-Invoice akan menjadi langkah awal perusahaan berjalan lebih efisien dan terukur, sehingga pertumbuhan perusahaan akan lebih baik di masa depan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
