Tender adalah aktivitas menjual barang atau jasa yang melibatkan penyelenggara lelang atau tender dan diikuti oleh vendor atau penyedia yang akan saling bersaing harga penawaran satu sama lain. Sistem tender sangat digemari terutama oleh perusahaan-perusahaan, dikarenakan jumlah nominal dan durasi kontrak yang sangat besar dan bervariasi.
Siapa sebenarnya yang boleh mengadakan suatu lelang? Sebenarnya suatu lelang biasanya diadakan oleh pemerintah. Biasanya pihak penyelenggara akan mengumumkan iklan lelang melalui berbagai media seperti koran ataupun situs.
Oleh karena itu, beberapa instansi pemerintah sampai swasta memuat tender dan investasi mereka di media agar dapat mengikutinya. Tender sendiri juga berfungsi untuk meningkatkan nilai usaha dan meningkatkan jaringan kerja. Jenis perusahaan yang mengikuti tender ini adalah seluruh badan usaha berskala kecil, menengah, dan besar yang legal secara administrasi.
Dengan hadirnya aplikasi berbasis mobile, seluruh pencarian tender dapat ditemui lewat smartphone secara real time.
Persyaratan Mengikuti Tender
Untuk memperlancar proses filtrasi oleh badan pengawas tender. Berikut syarat dan ketentuan untuk mengikuti tender:
- Mengetahui persyaratan dan kualifikasi dari perusahaan yang menawarkan tender.
- Riset mengenai keuntungan yang didapatkan ketika tender tersebut bisa dimenangkan.
- Memastikan modal cukup untuk menjalankan pekerjaan yang diminta oleh pemberi tender.
- Pastikan seluruh sumber daya baik peralatan, sumber daya manusia, dan sumber daya lainnya tersedia dengan baik.
- Pastikan tender tersebut dapat meningkatkan profit pada usaha anda.
Setelah memahami tujuan dari mengikuti tender. Anda juga harus mempersiapkan hal-hal yang dapat memenangi tender tersebut diantaranya:
- Pastikan perusahaan bersifat legal dengan Akta Perusahaan, Tanda wp-signup.php (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
- Mencari informasi pengadaan di media massa atau pada portal e-procurement milih pemerintah daerah, atau dengan datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan seperti eproc.
- Memperhatikan proposal penawaran dengan harga apakah sesuai dengan garansinya. Periksa dokumen lelang/ tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh panitia pelelangan.
- Telitilah pengisian dokumen penawaran. Memperhatikan instruksi yang diberikan dan jangan merubah deskripsi dalam dokumen tersebut.
- Saling menghormati dan berlaku sopan dengan peserta tender lainnya.
- Berikan barang dan jasa yang sesuai dengan kualitas, tipe, jenis, jumlah sesuai dengan dokumen penawaran apabila anda memenangi tender tersebut.
Tahapan proses tender:
Ada beberapa tahapan umum yang perlu anda ketahui:
- Undangan untuk mengikuti tender. Perusahaan atau vendor yang mendapatkan undangan biasanya mereka sudah biasa mengikuti tender. Bisa juga perusahaan itu mengundang perusahaan lain agar mengikuti tender tersebut.
- Penjelasan tender. Disini semua peserta yang diundang akan diberi penjelasan mengenai proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan tekniknya. Untuk masuk ke tahap selanjutnya, perusahaan harus memenuhi syarat legalnya. Yang berupa akta notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan lainnya.
- Pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang kecil, biasanya perusahaan tidak mengisyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek yang besar, biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
- Undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
- Presentasi proposal. Semua perusahaan akan melakukan presentasi di hadapan tim penilaian. Biasanya peserta tender diwajibkan untuk memberi bank garansi (yang diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi boleh disebut sebagai perjanjian dimana isinya adalah garansi apabila proyek tidak bisa diselesaikan maka uang akan ada di bank garansi dan menjadi hak milik tender.
- Pengumuman hasil presentasi. Dalam hal ini, akan diumumkan hasil lolos bagi perusahaan. Untuk perusahaan yang lolos akan diundang pada tahap berikutnya.
- Auction (pelelangan). Pada saat inilah pemberi tender akan mencari pemenang dengan solusi yang bagus dan harga yang bagus juga. Pemenang ini akan ditunjuk secara resmi sebagai pemenang tender. Setelah itu akan muncul agreement untuk pelaksanaan proyek. Biasanya terdiri dari garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.
Untuk mendapatkan harga yang terbaik dalam suatu tender bukan sesuatu yang mudah. Caranya dengan mempelajari harga pasar, kemudian bisa memberikan harga dibawah standar dengan kualitas terbaik, kemudian diperkuat dengan komitmen lewat relasi.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
