Pada dasarnya, procurement merupakan suatu bentuk aktivitas yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk membeli bahan baku, bermacam-macam alat usaha, mesin produksi, atau bahan bangunan, perlengkapan reparasi, serta jasa yang ketika itu sedang dibutuhkan oleh pihak perusahaan.
Tapi mengapa pihak perusahaan perlu menyelenggarakan proses procurement? Karena procurement adalah suatu cara yang bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhannya secara kuantitas, lokasi, kualitas, waktu, dan dengan biaya yang semurah mungkin.
Umumnya, pelaksanaan procurement akan meliputi berbagai pelaksanaan yang memang seharusnya dijalankan. Berikut ini adalah beberapa proses procurement :
- Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Melakukan identifikasi pada kebutuhan perusahaan pada pelaksanaan procurement merupakan tahapan awal yang harus dikerjakan. Dalam hal ini, manajemen perusahaan wajib telah mengetahui dengan pasti apa saja yang mereka perlukan, karena hal ini sangatlah penting.
Karena, apabila nantinya ada pembelian yang tidak terlalu diperlukan atau ada kesalahan pembelian, maka akan membuang sumber daya yang dimiliki perusahaan, sehingga akan menyebabkan kerugian.
- Otorisasi Pembelian
Dalam hal ini, pihak manajemen perusahaan wajib dapat memberikan otorisasi penjualan dalam pengerjaan penyelenggaraan procurement. Hal ini sangat penting untuk dapat menghindari masalah internal yang rawan terjadi.
- Wujud Persetujuan Wajib Berupa Dokumen Tertulis
Dalam hal ini, biasanya dibuatlah Approval Management, yang isinya berupa suatu tanda persetujuan bahwa pelaksanaan procurement pada suatu perusahaan telah dapat dijalankan. Meskipun hal ini memang penting, akan dikembalikan lagi pada SOP pada masing-masing perusahaan.
- Pembukaan Tender Kepada Supplier dan Vendor
Untuk pihak perusahaan tender, mereka akan memilih vendor yang mengajukan harga paling murah dengan kualitas terbaik. Pembukaan tender ini akan dibuka dan juga akan disebarluaskan agar dapat menarik perhatian para supplier dan juga vendor terbaik.
- Identifikasi dan Analisis Supplier dan Vendor
Setelah Anda menerima daftar supplier dan vendor, maka selajutnya, Anda wajib dapat menganalisis tiap-tiap supplier untuk dapat mempertimbangkan histori atau pengalaman mereka, baik itu dari segi profesionalitas, ketepatan waktu, dll.
- Penerimaan Quotation atau Penawaran Barang dan Jasa
Selanjutnya, setelah Anda menganalisis daftar vendor dan supplier, maka pastinya akan ada sebagian vendor dan supplier yang akan tereliminasi karena ketidaksesuaian kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dan, proses berikutnya adalah melakukan permintaan penawaran terhadap vendor dan juga supplier yang lolos.
- Pelaksanaan Perundingan Term of Payment, Harga, Kualitas, Waktu, dll.
Ketika Perusahaan mendapatkan penawaran, maka perusahaan akan mendapatkan gambaran perihal vendor atau supplier mana yang berpotensi memenangkan proyek. Nantinya, setiap calon vendor dan perusahaan akan melakukan perundingan atau negosiasi agar pihak perusahaan mendapatkan profit yang maksimal.
- Pembuatan Purchase Order (PO)
Jika perusahaan telah memilih supplier, maka perusahaan akan membuat PO atau purchase order kepada pihak supplier sebagai suatu tanda jadi pembelian. Biasanya, dokumen ini ditandatangani oleh individual dari pihak manajemen.
- Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)
Ketika supplier telah menerima PO, maka supplier akan mengirimkan delivery order atau working order, tergantung pembeliannya. Kemudian, dokumen ini akan dikirimkan kepada pihak perusahaan pembeli agar dapat dikonfirmasi ulang dan ditandatangani oleh pihak yang mempunyai wewenang tertentu.
- Penerimaan dan Pengecekan Kualitas Barang & Jasa
Setelah pihak perusahaan dan supplier menyetujui dokumen PO dan DO beserta nominal harganya, berikutnya barang akan dikirim dan perusahaan pembeli akan menerima barang dari supplier. Nantinya, pihak pembeli wajib melakukan pengecekan kualitas barang atau jasa cocok dengan kualitas dan juga kuantitasnya.
- Dokumentasi Invoice
Berikutnya, pihak perusahaan pembeli akan mendapatkan invoice. Dokumen invoice itu nantinya akan dijadikan sebagai bukti pembelian perusahaan. Pihak perusahaan wajib memperhatikan pajak pembelian dan juga pajak lain yang harus dibayarkan sesuai dengan perjanjian atau kesepakatan awal.
- Pembayaran ke Supplier atau Vendor
Setelah dokumentasi invoice dikirim, maka perusahaan wajib membayar dengan nominal yang telah disetujui di dalam quotation yang dikirimkan oleh pihak vendor atau supplier.
Pelaksanaan procurement merupakan proses yang rumit dan tidak mudah untuk dikerjakan, karena akan mengikutsertakan banyak pihak, dibutuhkan analisis pasar yang baik, dan juga sistem tender yang transparan dan dapat dipercaya.
Kerumitan yang ada pada procurement membuat pelaksanaan procurement manual telah ditinggalkan perlahan, dan sudah banyak perusahaan yang beralih menggunakan metode e-procurement.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
