Sebuah perusahaan pastinya membutuhkan tim yang tepat untuk menjalankan bisnisnya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Bagian yang dianggap penting salah satunya adalah seorang profesional procurement. Procurement sendiri adalah proses pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan tim procurement yang bisa diandalkan akan membantu perusahaan untuk mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dengan harga yang paling rendah. Hal ini bertujuan untuk membantu perusahaan mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Meski terkesan mudah, divisi procurement harus memahami efektivitas dalam pengadaan barang/jasa. Tentu saja hal ini penting untuk membantu penyediaan barang/jasa di perusahaan. Berikut tugas yang harus diketahui sebagai profesional procurement:
- Membuat Standar dan Menyesuaikan Detail Barang/Jasa Perusahaan
Sebelum memulai proses pengadaan barang/jasa, seorang procurement harus mengetahui standar perusahaan untuk barang/jasanya. Apabila seorang tim procurement sudah membuat standar yang dibutuhkan perusahaan, tim akan dengan mudah mencari barang/jasa yang sesuai dengan keinginan. Setelah itu, tim procurement harus juga menyesuaikan detail spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Dengan begitu, tim procurement dapat menghubungi supplier dan vendor yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya.
- Mencari Vendor dan Supplier yang Berkualitas
Dalam proses pengadaan barang/jasa tentunya penting untuk memilih vendor dan supplier yang berkualitas guna untuk memberikan keuntungan bagi perusahaan. Tim procurement biasanya membuat sebuah perjanjian berupa meeting atau dengan mengirimkan surat penawaran sesuai dengan detail perusahaan. Dalam hal ini diperlukan kemampuan analisis dari tim procurement untuk menemukan supplier maupun vendor yang sesuai dengan keinginan perusahaan.
- Melakukan Negosiasi dan Pembuatan Kontrak
Setelah memilih supplier dan vendor, tim procurement harus melakukan negosiasi baik itu soal harga, waktu pengiriman dan juga cara pembayaran. Hal ini dilakukan sesuai dengan timeline waktu yang diberikan perusahaan. Setelah itu vendor dan supplier harus menandatangani kontrak dengan perusahaan. Tim procurement harus memastikan bahwa isi dari kontrak tersebut sudah sesuai dengan hasil negosiasi yang sudah dilakukan. Hal ini untuk menjaga kerjasama bagi para vendor supaya semua yang sudah disepakati akan menjadi tanggung jawab bersama.
- Menerima Tagihan Pembayaran dan Melakukan Kontrol
Tim procurement harus memastikan bahwa tim keuangan perusahaan sudah membayar tagihan dari para supplier dan juga vendor. Tim procurement juga harus memastikan bahwa barang yang sudah dikirim sesuai dengan kualitas dan spesifikasi yang ada di perusahaan. Setelah selesai, tim procurement harus memastikan barang/jasa dipakai dengan efektif, efisien dan sesuai dengan keinginan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk membantu procurement dalam mencari vendor dan supplier berikutnya.
Dengan memahami tugas dari seorang profesional procurement, akan membantu kelancaran aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
