Dalam aktivitas bisnis sehari – hari, baik pelaku bisnis ataupun perusahaan sering kali dihadapkan dalam suatu keadaan di mana mereka harus bisa memastikan pekerjaan yang akan mereka lakukan atau vendor yang akan mereka ajak kerjasama terlaksana dengan baik. Untuk memastikan hal tersebut, tentunya kita tahu bahwa persetujuan kontrak kerjasama adalah hal yang mutlak dipersiapkan dan dilaksanakan sebelum pekerjaan sesungguhnya dimulai.
Namun, seringkali kita mendengar bahwa ada beberapa perusahaan yang mengalami kerugian atau proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya, bukan karena ketidakmampuan, melainkan karena kontrak kerjasama yang seharusnya menjadi acuan dari kedua belah pihak yang bekerjasama tidak dipersiapkan dengan matang. Dapat dikatakan, karena persiapan yang kurang matang sehingga menyebabkan proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya atau diluar dari waktu yang sudah disepakati.
Terkadang beberapa kontrak kerjasama tidak dibuat secara detail atau kedua belah pihak belum memahami hak dan kewajiban yang tertuang dalam kontrak serta batasan-batasan yang ada (scope of work). Sedangkan, esensi dari kejelasan sebuah kontrak kerjasama beserta kelengkapannya yaitu sebuah tolak ukur permulaan untuk pelaksanaan pekerjaan tentunya seluruh akan bermula dan merujuk pada dokumen tersebut.
Oleh karenanya, untuk menghindari hal tersebut, hendaklah ada sebagian hal yang harus kita perhatikan, serta mulai terapkan hal yang berkaitan pembuatan kontrak kerjasama, diantaranya yaitu :
- Barang dan Jasa Yang Dibutuhkan Perusahaan.
Tiap tahun perusahaan akan selalu mempunyai anggaran untuk proyek-proyek tertentu dari tiap divisi, seperti anggaran pengadaan kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor), event (acara bulanan dan acara tahunan internal maupun permintaan klien), dan jasa yang diperlukan dalam mengupayakan kelancaran bisnis suatu perusahaan. Setiap perusahaan dengan good corporate governance tentunya memahami bahwa masing-masing anggaran harus disampaikan secara detail mengenai fungsi dan pengaruhnya untuk keberlangsungan perusahaan.
- Informasi vendor yang diajak Kerjasama.
Dalam pengumpulan list vendor yang terkait, tim procurement perusahaan harus terperinci dalam melakukan survey yang berkaitan dengan informasi yang diperlukan. Seperti bentuk usaha, struktur organisasi vendor, dan juga klien yang pernah bekerja sama dengan vendor tersebut. Selain itu, terkadang juga dibutuhkan untuk melakukan survey secara kuantitatif maupun kualitatif agar perusahaan mendapatkan vendor dengan performa yang baik dan sesuai kebutuhan. Dengan survey tersebut kita bisa mendapatkan list vendor dengan berbagai macam review dari berbagai pihak. Pastikan juga lisensi dari vendor tersebut dijamin perlindungannya oleh negara serta hal-hal yang bersifat administratif lainnya berasal dari sumber yang mempunyai kejelasan.
- Saling memperhatikan dari kedua sisi dalam keterlibatan draft kontrak.
Pahami secara menyeluruh informasi dari pihak vendor, hal-hal apa saja yang mereka butuhkan untuk progres proyek, tingkat kemampuan vendor dalam pelaksanaan pekerjaan serta infrastruktur atau armada yang mereka miliki. Dalam hal sebagai vendor, perusahaan sebagai pemberi pekerjaan juga membutuhkan kemampuan negosiasi untuk memperkuat kontrak kerja yang proporsional oleh kedua belah pihak.
- Periode Waktu Kontrak
Periode progres proyek tersebut juga harus dijelaskan secara terperinci dari awal hingga akhir pelaksanaan termasuk dengan langkah-langkah serta milestone. Hal ini diperlukan agar pekerjaan dapat termonitor dengan baik yang pada akhirnya akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas dan tepat waktu.
- Syarat-syarat Yang Diperlukan
Syarat dan ketentuan wajib bisa dipahami dan disepakati bersama oleh kedua belah pihak. Baik dari sisi perusahan, vendor, ataupun pihak eksternal lainnya seperti peraturan pemerintah, badan pengawas dan lain-lain yang mempunyai pengaruh kepada keberlangsungan pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak.
Tips-tips diatas adalah panduan untuk membuat dan melengkapi manajemen kontrak yang baik. Dengan E-Procurement juga dapat membantu anda melengkapi kebutuhan kontrak dan meminimalisir kesalahan dalam pembuatan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
