Tujuan e-procurement adalah agar suatu pengerjaan pengadaan produk/jasa menjadi mudah dan mempunyai akuntabilitas sehingga dapat terhindar dari kecurangan atau fraud. Oleh sebab itu e-procurement mempunyai metode kerja yang berkala untuk menghindari kecurangan ditambah dengan meminimalisir human error. Secara umum metode kerja itu mencakup :
- Menetapkan Keperluan
Tahap pertama adalah menetapkan keperluan barang apa saja yang diperlukan oleh perusahaan. Pengerjaan ini terfokus dalam satu database yang berkaitan dengan inventaris yang ada, apa yang seharusnya dibeli dan budget yang disediakan. Software e-procurement akan menyediakan data yang berkaitan dengan hal-hal itu.
2. Pengerjaan Persetujuan
Setelah menetapkan keperluan selesai selanjutnya yang dikerjakan adalah memberikan approval atau persetujuan. Pada tahap ini akan ditampilkan data supplier atau vendor yang dapat menyediakan barang-barang. Pengerjaan ini benar-benar berbeda jika menerapkan procurement konvensional yang memerlukan waktu lebih lama sebab masih menerapkan approval diatas kertas.
3. Pengerjaan Pemesanan
Pengerjaan ketiga dalam e-procurement ialah pemesanan. Daftar barang-barang yang telah disetujui untuk dibeli kemudian diorder ke supplier atau vendor berkaitan. Software juga memproses pemesanan ini secara otomatis sehingga benar-benar mempermudah supplier atau vendor dalam mendapatkan daftar pesanan.
4. Pengerjaan Penelusuran
Setelah pengerjaan pemesanan selesai dikerjakan, metode e-procurement memungkinkan agar barang yang diorder bisa dilacak level pengerjaan atau keberadaannya. Pengerjaan ini umumnya menerapkan data real time dari supplier atau vendor penerima orderan.
5. Pengerjaan Pembayaran
Pembayaran kepada produk/jasa yang diorder adalah pengerjaan terakhir di metode e-procurement. Pengerjaan ini telah terhubung dengan metode akuntansi perusahaan, dimana umumnya supplier atau vendor penerima pesanan seharusnya memvalidasi bahwa orderan tersebut sudah selesai dan menerbitkan invoice.
6. Pembuatan Laporan
Sebab seluruh pengerjaan e-procurement dari identifikasi keperluan, penyetujuan, pengorderan, penyelidikan dan pembayaran telah selesai karenanya secara otomatis metode akan menyediakan laporan untuk segala pengerjaan tersebut. Laporan itu dipakai dalam pencatatan akuntansi dan terintegrasi dengan laporan keuangan perusahaan
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-7583
