Kegiatan pengadaan memerlukan sinergi performa yang maksimal dan efisien agar hasilnya lebih optimal. Untuk itu, diperlukan sinergi antar divisi serta ketepatan dalam mengendalikan strategi agar menerima hasil yang pasti. Dalam prakteknya, pengerjaan pengadaan memerlukan banyak tahapan. Dalam tahapan tersebut, ada banyak permasalahan yang sering kali terjadi dan disebabkan oleh pengambilan strategi yang salah oleh perusahaan. Untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam procurement perhatikan cara di bawah ini :
Melaksanakan pemeriksaan barang yang akan dibeli
Sebelum melaksanakan pembelian atau purchasing yang dilakukan adalah mengecek barang-barang yang akan dibeli , hal tersebut dilakukan agar Anda tidak ada kesalahan dalam membeli barang. Untuk mengeceknya, Anda bisa memperhatikan kepentingan barang dan yang sesuai dengan keperluan perusahaan. Pemeriksaan barang yang dilaksanakan membantu purchasing untuk mengenal prioritas pembelian barang serta menghindari pembelian yang tidak terlalu diperlukan dan bisa membuat pembengkakan biaya.
Menjalin kekerabatan yang baik dengan supplier
Dalam pengerjaan procurement, supplier menjadi salah satu unsur penting yang memberi pengaruh pengerjaan pengadaan. Supaya berjalan lancar, perusahaan perlu membina kekerabatan yang baik dengan supplier supaya pengerjaan pembelian dapat berjalan lancar dan meningkatkan kemungkinan promo atau harga khusus dari supplier.
Apabila supplier nyaman dengan perusahaan Anda karenanya, mereka akan berupaya sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan terbaik seperti pengiriman yang tepat waktu, potongan harga, kualitas barang yang terjaga, dan senantiasa siap kapan saja diperlukan.
Lakukan Quality Control secara rutin
Untuk tim pengadaan sendiri harus melakukan quality control secara rutin agar bisa mengenal kondisi barang yang dimiliki secara benar. Umumnya, hal ini untuk menghindari barang-barang yang rusak dan kurang sesuai supaya tidak mengecewakan pelanggan.
Quality control dilakukan dalam rentang waktu tertentu. Umumnya, aktivitas ini akan dilakukan sebulan sekali. Tim Gudang akan bekerja dengan mengecek kondisi barang yang sesuai dengan kategorinya dan jumlah yang mereka miliki di Gudang. Setelah itu, mereka akan membuat daftar barang yang rusak dan hal ini tentunya untuk menghindari permasalahan penyusutan barang yang bisa terjadi.
Memantau popularitas pengadaan yang sedang terjadi
Dalam melaksanakan pengadaan, tim purchasing perlu memperhatikan popularitas yang sedang terjadi. Umumnya, hal ini terkait dengan harga pasar atau tipe barang yang umumnya diterapkan oleh orang-orang. Secara tidak langsung, hal ini bisa berdampak pada tingkat produksi dan penjualan perusahaan.
Dengan memperhatikan tren harga yang sedang terjadi, Anda bisa medapatkan harga terbaik dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu, Anda juga bisa mengenal sebagian merek barang dengan tingkat kualitas barang yang bisa Anda lihat.
Pelatihan tim secara terstruktur
Karyawan yang ada dalam sebuah perusahaan adalah motor utama pendapatan perusahaan Anda. Untuk meningkatkan kualitas performa perusahaan, Anda harus mengadakan pelatihan secara terstruktur agar skill serta pengetahuan mereka bisa bertumbuh.
Untuk itu, pelatihan secara terstruktur bisa membantu tim Anda dalam mengenal hal-hal apa saja yang harus dilakukan agar procurement bisa berjalan dengan lancar tanpa ada kekeliruan yang terjadi. Tentunya, hal ini penting agar dapat menerima hasil yang optimal.
Selain aplikasi pengadaan digital
Pengadaan secara digital atau e-procurement adalah sebuah terobosan dalam dunia pengadaan dimana, perusahaan bisa mengelola pengadaan secara digital sehingga performa perusahaan bisa menjadi lebih efisien dan mudah.
Untuk itu, Anda bisa memilih software procurement yang sesuai dengan keperluan Anda. Kecuali itu, pilihlah fitur yang dapat membantu Anda supaya pengerjaan pengadaan bisa berjalan dengan lancar dan praktis.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
