Persyaratan utama untuk menjadi seorang staf purchasing adalah mempunyai ketelitian yang tinggi. Tanpa itu, akan sulit bagi staf purchasing untuk mengelola dokumen-dokumen penting seperti invoice atau purchase order, menghitung keluar masuknya uang perusahaan, dan tugas-tugas lainnya.
Sebagai staf purchasing, tugas anda adalah menetapkan barang yang anda beli menerapkan uang perusahaan disupport oleh dokumen yang resmi. Dokumen-dokumen di antaranya adalah invoice dari vendor, purchase order yang sudah ditandatangani pihak-pihak yang berkepentingan, serta dokumen pengiriman barang.
Kehilangan salah satu di antara ketiga dokumen ini telah pasti mendatangkan serangan panik. Tetapi ada kesalahan lainnya yang harus anda hindari oleh staf purchasing seperti anda. Berikut ini lima kesalahan yang harus dihindari oleh seorang staf purchasing:
Bayar barang yang tidak dipesan
Kesalahan yang satu ini dapat berujung fatal. Anda dapat saja diseret ke meja hijau karena menerapkan uang perusahaan untuk membeli barang yang tidak jelas purchase order atau invoicenya. Sebagai bagian dari divisi akunting, anda harus benar-benar teliti dan melaksanakan pengecekan berkali-kali sebelum menetapkan mengeluarkan uang perusahaan. Periksa kembali siapa yang membuat purchase order, siapa yang menyetujuinya, dan konfirmasi lagi dengan kedua pihak. Apabila datang sebuah invoice ke meja anda, cek lagi apakah ada purchase order yang mengonfirmasi isi invoice.
Bayar terlalu cepat
Barangnya belum hingga di tangan, tetapi anda sudah mengatasi pembayaran. Untuk sebagian kondisi, hal ini mungkin tidak dihitung sebagai sebuah . Seperti semisal anda sudah punya kekerabatan baik dengan pihak vendor, atau kedua belah pihak sudah menjalin kerjasama bertahun-tahun lamanya.
Tetapi hal ini akan menjadi permasalahan apabila anda baru saja menjalin kerjasama dengan sebuah vendor. Sang vendor mungkin akan bahagia saja mendapatkan pembayaran anda yang terlalu cepat, tetapi atasan anda mungkin akan mempertanyakan hal ini pada anda sebagai seorang staf purchasing.
Adanya Keterlambatan Pembayaran
Untuk kekeliruan yang satu ini sudah pasti tidak ada pihak yang senang mengalaminya. Pihak vendor telah pasti jengkel karena pembayaran tidak kunjung datang sementara barang/jasa telah anda diterima perusahaan anda. Atasan anda bahkan telah pasti akan terus mengejar anda untuk sesegera mungkin melaksanakan pembayaran.
Jangan sampai anda melakukan kekeliruan yang satu ini jika tidak ingin menerima pengevaluasian negatif dari atasan anda. Langsung melakukan pembayaran kalau anda mendapatkan invoice.Tetapi jangan lupa cek dahulu apakah invoice mempunyai purchase order yang valid.
Bayar dua kali
Kekeliruan ini dapat dibilang cukup sering kali terjadi kalau anda tidak teliti. Melaksanakan purchasing secara manual adalah salah satu penyebab umum dari terjadinya kekeliruan membayar barang yang sama sampai dua kali.
Salah satu sistem untuk menyelesaikan hal ini adalah dengan beralih menerapkan purchasing system. Salah satu kelebihan dari purchasing system adalah seluruh dokumen purchase order, invoice, dan lainnya dikelola dalam satu software. Sehingga kekeliruan seperti bayar dua kali bisa anda hindari dengan mudah.
Beli barang yang belum mendapatkan persetujuan atasan
Ini yang bahaya. Anda dan karyawan yang memerlukan barang dapat dituduh melaksanakan penggelapan uang perusahaan sebab melaksanakan pembelian sebuah barang tanpa ada bukti persetujuan dari atasan. Untuk menghindari hal ini, senantiasa konfirmasi dengan seluruh pihak yang berhubungan, termasuk pihak manajer atau bahkan direktur apabila dibutuhkan.
Sedangkan barang yang memang diperlukan oleh sang karyawan, tetapi tidak berarti anda dapat mengeluarkan uang perusahaan apabila belum menerima petunjuk tangan dari atasan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
