Seiring berjalannya waktu, dunia industri akan semakin banyak menghadapi berbagai macam tantangan. Di tengah situasi bisnis yang semakin kompleks, persaingan usaha semakin ketat. Apalagi seiring berkembangnya waktu harga barang terus meningkat, dan berfluktuasi, menjadikan perusahaan harus cermat dalam mengelola pengeluarannya. Pengeluaran yang perlu diperhatikan salah satunya adalah pengeluaran bagian procurement. Fungsi procurement harus sejalan dengan strategi bisnis perusahaan dan dapat menyesuaikan antara kebutuhan dan kemampuan pasar untuk memasok barang.
Proses procurement yang baik tidak hanya fokus terhadap harga yang murah tetapi juga menghasilkan value yang baik, dengan meempertimbangkan biaya, kualitas dan juga ketepatan pengiriman. Pengadaan barang/jasa harus efektif dan efisien. Efektif artinya barang/jasa yang dikelola harus sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat pada konsumen. Sedangkan efisien artinya penggunaan dan sumber daya harus mencapai target dalam waktu yang singkat.
Ada 3 hal untuk mencapai proses procurement yang efektif dan efisien:
- Responsiveness, yaitu respon cepat dalam memenuhi permintaan konsumen. Permintaan pelanggan sendiri biasanya berdampak pada kebutuhan mendesak dengan waktu yang singkat dan juga adanya perubahan permintaan yang harus cepat disikapi bagian procurement agar tidak terjadi keluhan pelanggan.
- Leanness, yaitu meminimalisir pemborosan pada proses procurement. Sering diketahui bahwa selama proses procurement terjadi pemborosan waktu contohnya seperti antri menunggu dokumen. Terkadang pemborosan ini juga dari pekerjaan administrasi yang dilakukan berulang-ulang.
- Agility, yaitu kegesitan atau ketangkasan dalam membuat atau memperoleh struktur biaya yang optimum. Struktur biaya yang dimaksud adalah rincian-rincian biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya agar perusahaan dapat memberikan produk yang bermanfaat atau layanan yang baik untuk pelanggan.
Agility dalam eprocurement ini juga bermanfaat untuk mencari vendor dengan biaya yang seminimal mungkin dengan kualitas yang baik. Untuk melakukan cost saving pada procurement perlu diperhatikan pada bagian analisis kebutuhan sampai pembuatan kontrak pada vendor. Vendor yang dipilih harus vendor yang memiliki kinerja terbaik dengan produk yang dibeli memiliki kualitas prima. Dalam hal ini ketika vendor terbaik dipilih maka persyaratan dan kualitas yang harus diberikan vendor harus tertera pada sebuah kontrak. Setelah itu pastinya harus dilakukan pemantauan rutin pada vendor agar optimal.
Apabila struktur biaya pada perusahaan bisa ditekan oleh perusahaan, maka perusahaan akan dapat mendapatkan cost saving. Perusahaan akan mencapai cost saving jika struktur biaya yang ada di perusahaan dapat tercapai dengan tepat. Apabila tidak tercapai, maka perusahaan bisa saja mengeluarkan biaya yang melebihi struktur biaya yang sudah ditetapkan.
Dengan menerapkan 3 hal diatas, tentunya eprocurement akan berjalan dengan efektif dan efisien. Jika eprocurement berjalan dengan efektif dan efisien maka cost saving juga dapat dilakukan oleh perusahaan. Hal ini juga dikarenakan semua proses e procurement dilakukan melalui digital dan tersimpan dalam database sehingga semua dokumen tidak dapat dipalsukan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
