Bagaimana Kegunaan Invoice dalam Proses E-Procurement?

Dalam procurement yang dilakukan perusahaan, barang/jasa yang dibutuhkan pastinya jumlahnya banyak. Oleh sebab itu perusahaan biasanya melakukan sistem PO (Purchase Order) kepada supplier untuk pembelian barang/jasa tersebut. Pada tahap ini, perusahaan membuat PO kepada supplier sebagai tanda kalau perusahaan akan membeli.

Ketika barang/jasa yang dipesan oleh perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier. Pihak supplier akan memberikan dokumen invoice sebagai bukti pembelian perusahaan. Jika barang/jasa yang dipesan perusahaan sudah sesuai, maka perusahaan akan mengakui invoice tersebut sebagai tagihan yang harus ia bayar.

Invoice merupakan bukti pembayaran barang/jasa dalam transaksi jual beli yang biasanya digunakan oleh pihak yang menjual barang/jasa. Pengertian lain dari invoice adalah bukti pembayaran yang digunakan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar oleh pembeli.

Invoice sendiri dibuat untuk menagih piutang customer, invoice dibuat sesuai dengan barang yang telah diterima oleh customer. Invoice sendiri dikeluarkan pihak penjual karena adanya pembelian secara Purchasing Order (PO). Invoice berisi rincian yang sama sesuai dengan PO.

Apa Saja Fungsi Invoice?

1. Untuk mengetahui jumlah tagihan yang harus dibayar oleh customer
2. Untuk mengetahui informasi mengenai barang/jasa yang dipesan oleh customer
3. Sebagai bukti yang sah ketika mencatat transaksi ke pembukuan keuagan
4. Sebagai bukti sumber rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tertulis dijual lagi kepada pihak lain
5. Digunakan untuk menjaga kepastian hukum bagi penjual dan pembeli
6. Digunakan sebagai tanda bukti yang sah ketika tanda terima barang dan faktur pajak
7. Digunakan sebagai rujukan apabila terjadi kesalahan ketika pengiriman barang/ perhitungan total tagihan
8. Sebagai bahan analisis untuk menentukan strategi bisnis yang baru ke depannya

Apa Saja Jenis Invoice?

1. Invoice Biasa

Invoice ini adalah jenis invoice yang paling umum digunakan saat bertransaksi sederhana dalam transaksi jual beli. Faktur ini berisi daftar barang dan biaya yang harus pembeli bayarkan.

2. Invoice Konsuler

Invoice ini digunakan untuk transaksi perdagangan antar negara (ekspor impor). Oleh karena itu, data di invoice ini lebih detail dari invoice biasa. Data yang tercantum adalah legalitaas beberapa pihak, misalnya perwakilan dari negara tujuan, kantor konsuler, dan kedutaan besar.

3. Invoice Proforma

Invoice Preforma adalah jenis nota yang bersifat sementara, yang diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Invoice ini adalah sebagai nota pengganti sementara karena barang yang diterima konsumen dikirimkan secara bertahap.

Poin Apa yang Harus Ada di Dalam Invoice?

1. No. urut invoice
2. No. order
3. Delivery Order/ Surat Jalan atau kode nomor transaksi
4. Detail deskripsi barang
5. Sub total
6. Diskon (jika ada)
7. Biaya pengiriman (jika ada)
8. Biaya PPN
9. Total biaya

Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.