Mungkin masih banyak orang yang belum mengetahui apa itu Procurement, Procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh suatu perusahaan atau BUMN. Pengerjaan ini mencakup sebagian tahap, mulai dari pemilihan vendor, seleksi, perundingan, sampai pembelian barang. Atau bisa juga sebagai suatu pengerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam menghasilkan suatu pengadaan untuk kepentingan bisnisnya, baik itu berupa barang atau jasa. Aktivitas ini bertujuan untuk menemukan barang atau jasa yang sesuai dari segi kualitas, kuantitas, serta harga. Berikut beberapa tahap yang bisa dilakukan, pengerjaan procurement biasanya menyita waktu dan menguras energi yang cukup banyak.
Kendala yang dihadapi dalam pengadaan barang atau jasa secara konvensional sering kali menjadi elemen yang menghalangi kinerja perusahaan. Namun tak perlu khawatir sekarang ada beberapa solusi yang berupa sistem e-procurement secara digital yang bisa membantu perusahaan dalam pengadaan barang atau jasa :
- Merupakan Keperluan Perusahaan
Kegiatan procurement tidak bisa dihindari oleh perusahaan. Hal ini bisa disebut sebagai aktivitas rutin yang mempengaruhi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Pasalnya, perusahaan memerlukan bahan-bahan baku, bahan-bahan penunjang, suku cadang, barang jadi, dan sebagainya, dengan tujuan untuk konsistensi perusahaan beroperasi. Karena jika pengerjaan pengadaan barang atau jasa terjadi penghambatan akan mempengaruhi output suatu perusahaan dan bisa tidak tepat sasaran.
- Mengantisipasi Tenggang Waktu
Salah satu komponen penting dalam pengerjaan procurement adalah mengerjakan pengorderan barang atau jasa. Langkah ini dilakukan setelah pengerjaan perundingan dianggap selesai, adalah ketika kedua pihak sudah sependapat. Nah, ketika masuk dalam tahap ini, ada tenggang waktu yang harus diantisipasi.
Tenggang waktu dimulai sejak pengorderan, ketika proses produksi sedang berlangsung, lalu barang diantar, sampai proses penyimpanan di gudang. Artinya, sesudah pengorderan, barang tidak serta-merta bisa langsung dipakai. Maka dari itu, apabila proses sebelum pengorderan bisa dipersingkat agar tidak menghabiskan banyak waktu. Solusinya adalah dengan beralih pada sistem e-procurement, adalah sistem yang memanfaatkan jaringan dunia online untuk penyediaan barang dan jasa secara online.
- Menekan Anggaran
Biaya untuk memproduksi sesuatu tidak hanya mencakup biaya untuk membeli bahan baku atau membayar pekerja. Tetapi, ada juga biaya-biaya lain, seperti yang berasal dari supply chain. Beberapa biaya yang bisa jadi pemborosan bisa dihapuskan. Pada procurement yang dilakukan secara konvensional, hal ini berkaitan dengan pemrosesan kertas-kertas yang tentu memerlukan biaya.
Namun untuk biaya yang tidak diperlukan bisa dihindari apabila perusahaan beralih pada sistem e-procurement. Inilah yang disebut efisiensi, dengan dana dan tenaga yang minimum dan menjadikan sasaran berkualitas maksimum.
- Menghindari Kerugian
Mengalami kerugian adalah mimpi buruk yang dihindari oleh tiap perusahaan. Tetapi, kadang kala beberapa faktor merugikan tersebut tidak bisa diawasi dengan jeli, terlebih jika sumber daya manusia tidak memadai untuk melakukan kontrol.
Nah, melalui e-procurement, kerugian material ataupun immaterial yang mungkin terjadi selama pengerjaan pengadaan bisa diminimalis. Alasannya, dengan memanfaatkan salah satu prinsip dasar pengadaan, adalah kehati-hatian, tiap langkah yang dilakukan secara otomatis terpantau dan bersifat transparan.
- Mudah Melakukan Integrasi
Permasalahan yang sering kali timbul dalam pengerjaan procurement adalah bagaimana membangun integrasi yang baik antara komponen pembelian dan keuangan.Apabila hal ini tidak dipahami dengan serius, procurement akan menyisakan tanggungan baru yang bisa menjadikan ketidaksinkronan dalam pembukuan perusahaan.
Sekali lagi, hal ini berkaitan dengan pengerjaan yang tidak mudah dan memakan banyak waktu serta menguras tenaga. Sebaliknya, apabila menerapkan e-procurement, semua kendala integrasi bisa diselesaikan dan alur pekerjaan di perusahaan menjadi lebih lancar.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
