Saat melakukan pengadaan barang/jasa, seringkali perusahaan berhadapan dengan vendor yang cukup banyak dan terjadi kesulitan saat pengumpulan dokumen, kesalahan saat pembuatan dokumen sampai proses pembayaran. Untuk mengatasi hal tersebut dapat dilakukan dengan menerapkan sistem Procure to Pay. Procure to Pay sendiri adalah proses pembelian hingga pembayaran yang terjadi dalam kegiatan usaha. Procure to Pay sendiri juga disingkat dengan P2P.
Siklus Procure to Pay sendiri memiliki beberapa proses yang melibatkan pihak dalam perusahaan. Umumnya proses yang terjadi adalah:
- Identifikasi kebutuhan barang/jasa
- Pemilihan supplier
- Permohonan pembelian barang/jasa
- Penerbitan PO (Purchase Order)
- Penerimaan barang/jasa
- Penerimaan dan rekonsiliasi invoice
- Account payable (utang)
Saat ini, masih banyak perusahaan yang masih mengelola proses Procure to Pay dengan manual. Artinya proses ini dilakukan dengan pencatatan dokumen pada kertas. Dengan proses Procure to Pay yang panjang, perusahaan perlu melakukan inovasi agar proses tersebut tidak mengganggu kinerja bisnis perusahaan. Inovasi yang dapat dilakukan agar proses Procure to Pay berjalan dengan lebih efektif dan efisien adalah dengan menggunakan Software e-procurement.
E-procurement adalah platform digital untuk pengadaan barang/jasa yang bisa diakses melalui perangkat apapun selama tersedia jaringan seluler. Dengan E-procurement ini, banyak fitur yang memberikan kemudahan dalam proses pengadaan barang/jasa. Mulai dari fitur komunikasi dengan supplier, akses katalog supplier, pengelolaan dokumen kontrak, penerbitan e-faktur, Purchase Order, dan juga pengelolaan invoice. Dengan begitu proses pengadaan yang dilakukan perusahaan akan lebih efektif dan efisien.
Keuntungan Procure to Pay dengan menggunakan e-procurement
– Data PO dan invoice adalah data secara digital. Sehingga mempermudah dalam pembayaran dan dapat dilacak.
– Memudahkan untuk memonitoring proses pengadaan secara real time
– Supplier dengan cepat akan mengetahui kewajiban pekerjaan yang harus dilaksanakan dan mengetahui proses penerimaan pembayaran
– Kemampuan report secara real time. Sehingga data historis akan terupdate setiap saat dan perusahaan akan memiliki sistem dengan kontrol yang baik terhadap pengeluaran kas dan modal kerja
– Dengan sistem digital atau online akan mengurangi waktu dan biaya, sehingga perusahaan dapat mengalokasikan karyawan untuk kebutuhan yang lain.
Procure to Pay ini membutuhkan software yang tepat seperti e-procurement untuk memastikan proses bisnis tetap lancar. Ketika proses yang biasanya dilakukan manual, sekarang dilakukan dengan memanfaatkan e-procurement. Maka akan menghemat waktu sehingga proses pengadaan akan berjalan efektif dan juga efisien.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
