Di era teknologi seperti saat ini, sudah saatnya perusahaan memanfaatkan kemajuan yang ada untuk mengefisiensikan berbagai aktivitas bisnis, termasuk urusan pengadaan barang dan jasa. Dalam hal ini, e-procurement hadir sebagai solusi pengadaan barang dan jasa secara modern dan terintegrasi.
Jika diistilahkan, e-procurement adalah metode pengadaan barang dan jasa yang memanfaatkan teknologi informasi dan jaringan komputer untuk melakukan semua pengerjaannya.
Tidak hanya memberikan kemudahan dan profit jangka pendek, pemanfaatan transformasi digital dalam pengerjaan pengadaan juga bisa menjadi investasi yang menguntungkan dalam jangka waktu yang panjang.
E-procurement bisa membantu perusahaan menempuh tujuan pengadaan yang sesungguhnya dan tidak terlepas dari prinsip efektif, efisien, transparan, terbuka, berkompetisi, adil, serta akuntabel.
Menuai Manfaat dari Transformasi Digital
Transofrmasi Digital
Dalam mengerjakan pengadaan barang dan jasa, perusahaan biasanya akan mengerjakan pengerjaan yang panjang dan berbelit-belit sampai menerima barang atau jasa yang diperlukan. Masalahnya, tahapan yang panjang dan kompleks tersebut biasanya membuka kesempatan tindak korupsi yang pada hasilnya merugikan perusahaan.
Tapi, hal itu tidak akan terjadi jika perusahaan menerapkan metode pengadaan barang dan jasa elektronik atau e-procurement. Melalui metode yang sudah terintergasi secara online, pengerjaan pengadaan akan berjalan secara sistematis, efektif, serta terbuka bagi semua pihak yang turut serta di dalamnya. Dengan demikian, informasi penggelapan dana atau pemalsuan anggaran tidak lagi menjadi permasalahan utama.
Selain terbuka dan transparan, adanya metode digital untuk mengerjakan pengadaan juga akan membantu pengerjaan pengadaan berjalan lebih praktis dan cepat. Jadi, perusahaan tidak akan membutuhkan banyak waktu dan biaya untuk mengerjakan pengadaan barang ataupun jasa.
Manfaat Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik bagi Perusahaan
E-procurement menghadirkan pengerjaan pengadaan yang praktis dan efektif dibanding pengadaan secara konvensional. Lalu, apa saja manfaat jangka panjang yang akan didapatkan perusahaan dengan mengaplikasikan e-procurement? Berikut adalah sebagian di antaranya.
1. Menekan Biaya
Dengan e-procurement, perusahaan akan terhindar dari permasalahan yang akan membuat biaya belanja membengkak, seperti duplikasi pembelian barang atau jasa, jumlah pengadaan yang tidak terkontrol, atau biaya-biaya tambahan pembuatan dokumen-dokumen fisik.
2. Pengeluaran Lebih Transparan
Karena semua pengerjaannya sudah terintegrasi secara online, e-procurement akan mempermudah perusahaan dalam menganalisa laporan. Selain itu, perusahaan juga bisa menentukan prosedur pengadaan supaya berjalan sesuai dengan kebijakan yang ditentukan.
3. Meningkatkan Produktivitas
Dengan e-procurement, pengerjaan pengadaan akan berjalan lebih cepat dan tepat. Dengan adanya riwayat transaksi yang tersimpan di dalam metode, perusahaan juga akan lebih mudah jika berkeinginan melakukan pembelian barang atau jasa yang sama di masa depan. Jadi, tidak perlu lagi melakukan yang berbelit-belit seperti saat menggunakan pengadaan secara konvensional.
4. Mengurangi Dokumen Fisik
Melalui e-procurement, semua dokumen dan data-data yang dibutuhkan untuk aktivitas pengadaan akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem. Jadi, pencarian dokumen bisa dilaksanakan dengan lebih mudah dan cepat tanpa perlu khawatir dokumen hilang, tertumpuk, atau terbawa orang lain.
5. Memudahkan Transaksi
Metode digital pada e-procurement juga mensupport dan memudahkan pengerjaan pembelian, pembayaran, sampai pengiriman barang. Melalui platform ini, perusahaan bisa mencari vendor sesuai keperluan dan memilahnya sesuai type produk, anggaran, lokasi pengiriman, atau kuantitas.
6. Mempermudah Kontrol Pengadaan
Dalam perusahaan, masing-masing divisi biasanya mempunyai metode pengadaan yang berbeda-beda, dengan metode e-procurement yang sudah terpola dan terintegrasi. Divisi pengadaan akan lebih mudah dalam mengendalikan pengadaan dari masing-masing divisi dalam perusahaan.
7. Menghindari Error
Karena menerapkan dokumen elektronik, e-procurement juga akan mempermudah tim pengadaan dalam memeriksa informasi yang dibutuhkan. Jika ada informasi yang kurang atau salah, dokumen bisa dibenarkan dengan mudah dan cepat sehingga tidak menghalangi pengerjaan berikutnya.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
