Pengertian Procurement
Apabila anda ingin memahami sesuatu alangkah baiknya untuk mencari informasi mengenai hal tersebut, dan untuk lebih mengenal mengenai e procurement, mari memperhatikan definisinya yang sesuai dengan yang dinyatakan oleh para spesialis dari sebagian sumber sebagai berikut:
– Marbun (2010).
Procurement adalah sebuah upaya/cara untuk menerima suatu barang atau jasa yang dibutuhkan atau yang diharapkan perusahaan. Di mana aktivitas tersebut menerima barang atau jasa dikerjakan dengan dasar pemikiran logis dan sistematis yang meniru etika serta peraturan yang berlaku dan menerapkan sistem dan pengerjaan yang baku.
– Bastian (2010).
Procurement adalah perolehan barang, jasa dan juga pekerjaan publik yang dilakukan dengan sistem dan dalam waktu tertentu. Barang atau jasa tersebut diterapkan dengan tujuan menciptakan yang terbaik terhadap masyarakat.
– Siahaya (2013).
Procurement adalah suatu upaya untuk menerima barang dan jasa yang dibutuhkan atas dasar pemikiran sistematis serta logis dengan konsisten meniru etika dan peraturan yang berlaku sesuai dengan sistem praktek pengadaan suatu barang dan jasa.
Dari sebagian pengertian di atas dapat kita ambil kesimpulan bahwa procurement adalah suatu aktivitas pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Barang dan jasa tersebut juga dapat berupa mesin, perlengkapan usaha, bahan bangunan, material yang dibutuhkan untuk reparasi, dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Tugas Staff Procurement dalam Perusahaan
Beragam jenis tugas dan job desk pasti ada dalam setiap posisi jabatan di perusahaan. Demikian juga dengan procurement. Lalu Apa saja tugas komponen procurement? Berikut sebagian di antaranya:
Memilih dan Menjalin Relasi dengan Pemasok
Tugas procurement adalah memilih pemasok yang pas untuk menjadi kunci keefektifan pengadaan barang dan jasa. Jika terjadi kekeliruan pemilihan karena pengerjaan pengadaan barang atau jasa akan terganggu. Pengerjaan pemilihan yang baik untuk mencakup pemberian undangan untuk presentasi, evaluasi mendalam sebelum menjalin kesepakatan, kunjungan lapangan dan lain sebagainya. Amati apakah relasi dan kesepakatan yang terjalin adalah rentang pendek atau rentang panjang.
Menggunakan teknologi yang sesuai
Termasuk di dalamnya adalah teknologi apa yang diterapkan untuk pengadaan barang. Apakah teknologi yang lebih simpel seperti telepon atau fax, atau teknologi yang lebih mumpuni seperti Cara ERP yang meliputi bidang pengadaan (Procurement).
Melakukan pembelian
Untuk memenuhi keperluan, perusahaan juga melakukan aktivitas pembelian. Pembelian dapat dilakukan dengan melakukan pembelian secara rutin, atau dapat juga melalui pengerjaan lelang atau melalui tender. Dibutuhkan ketelitian untuk melakukan pembelian yang sesuai.
Evaluasi para pemasok yang ada
Mengukur dan mengulas apakah pemasok sanggup menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan sesuai dengan keperluan. Jika ada kekurangan sebab supply chain masih belum optimal, hasil evaluasi dapat menjadi usul berharga bagi pemasok untuk meningkatkan performanya.
Pengerjaan Procurement
Pengerjaan procurement bertujuan supaya pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan bisa memenuhi seluruh keperluan bisnis. Dengan pengadaan barang dan jasa yang mencukupi karena seluruh lini dan departemen yang bertumpu pada pengerjaan arus barang bisa terus berjalan dengan bagus.
Mencatat Apa Saja Barang dan Jasa yang Diperlukan
Perusahaan perlu mencatat apa saja barang dan jasa yang diperlukan pada tiap departemen. Dari catatan kemudian dilaksanakan permintaan pengadaan barang dan jasa. Permintaan pengadaan dilakukan sesuai dengan SOP yang berlaku pada masing-masing departemen atau perusahaan.
Mencari Sumber Barang dan Jasa
Dalam hal ini yang menjadi sumber barang dan jasa adalah pemasok. Menurut permintaan barang dan jasa yang sebelumnya telah diciptakan, pihak perusahaan mencari pihak pemasok yang dibutuhkan untuk menerapkan inquiry document yang akan diberikan untuk penyedia barang dan jasa.
Memilih Vendor yang Pas
Pihak perusahaan melakukan seleksi pemasok mana yang pas dan sesuai dengan keperluan perusahaan. Untuk memilih pemasok, perusahaan dapat menerapkan sistem lelang seperti berikut ini:
-Pelelangan secara umum
Mengumumkan secara luas keperluan barang dan jasa sehingga perusahaan dapat memilih calon vendor sebanyak-banyaknya.
-Pelelangan terbatas.
Jika pemasok yang diyakini bisa memenuhi pengadaan barang dan jasa cukup terbatas.
-Pemilihan secara langsung.
Dilaksanakan dengan menunjuk langsung pemasok dari sebagian kandidat yang ada. Semisal menunjuk salah satu pemasok dari yang sebelumnya telah dikerucutkan menjadi hanya tiga pemasok yang lolos tahap prakualifikasi.
-Penunjukan secara langsung.
Apabila pada pemilihan langsung masih ada sebagian kandidat, karena dalam penunjukan langsung cuma ada satu pemasok yang ditunjuk atau diminta secara khusus.
-Swakelola.
Mengelola sendiri keperluan pengadaan barang dan jasa menerapkan daya kerja dan alat sendiri.
Membuat dan Memantau Pembelian
Sesudah perusahaan selesai melaksanakan sebagian tahapan di atas, karena yang berikutnya dilakukan adalah pembelian. Perusahaan membuat permintaan atau penawaran dari pembelian yang kemudian diberi terhadap pemasok untuk diproses oleh pihak pemasok. Pihak perusahaan sebagai pembeli memantau apakah pengerjaan pembelian berjalan lancar atau tidak.
Penerimaan Barang atau Jasa
Distributor yang mendapatkan orderan akan mengirimkan barang sesuai orderan. Perusahaan sebagai pembeli mendapatkan barang atau jasa yang sesuai dengan orderan yang tertera pada permintaan pembelian. Apabila terbukti barang tidak sesuai, perusahaan mempunyai hak untuk mengajukan komplain dan retur terhadap pemasok yang perjanjian.
Pembayaran
Sesudah barang atau jasa diterima maka pihak pembeli melakukan pembayaran untuk pemasok yang sesuai dengan nilai yang sudah disepakati bersama.Tetapi, umumnya perusahaan membayarkan uang muka atau down payment terhadap pemasok sebesar 50%, baru sisanya dilunasi saat barang diterima oleh perusahaan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
