Key Performance Indicator Procurement
Setelah melakukan procurement, pasti akan muncul pertanyaan dalam benak Anda, “Apakah procurement yang dilakukan sudah benar?” atau “Apakah procurement ini sukses?” Setelah mengajukan pertanyaan ini kepada beberapa orang, Anda masih belum merasa puas dengan jawaban mereka. Walaupun, ada beberapa jawaban yang menunjuk kepada faktor-faktor penunjang procurement, seperti biaya, keunikan dari suatu barang, dan jumlah persediaan barang. Apakah itu yang menjadi penentu keberhasilan procurement? Belum tentu. Ada banyak tanggapan yang mendefinisikan pengadaan yang sukses. Procurement dikatakan berhasil jika memberikan hasil yang maksimal. Namun, hal ini sulit untuk didefinisikan karena tidak ada alat ukur yang pasti untuk mengukur hal tersebut.
Namun ada beberapa penentu yang bisa menjadi acuan bahwa procurement tersebut dikatakan berhasil. diantaranya:
A. Kualitas Barang
Untuk mengukur keberhasilan sebuah procurement dari segi kualitas barang, ada 3 poin yang harus diperhatikan dibawah ini:
- Tingkat kepatuhan supplier
Vendor/Supplier harus menaati aturan dan kebijakan kontrak yang telah disepakati. Jika tidak, anggaran dana bisa membengkak karena pembelian yang tidak sesuai. Untuk itu, perusahaan perlu membuat kontrak dengan aturan yang jelas untuk meminimalisir masalah tersebut. Dalam hal ini, ada 2 hal yang bisa dijadikan sebagai tolak ukur yakni:
- Rasio perbandingan disputed invoice dengan total invoice
- Perbedaan total anggaran antara dana yang diberikan dengan tren harga yang berlaku
- Tingkat penilaian barang
Perusahaan perlu melakukan pengukuran terhadap barang yang telah disediakan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui tingkat kepercayaan dari supplier. Penilaian dilakukan berdasarkan perhitungan: Jumlah produk di bawah kualitas/produk yang telah diuji.
- Akurasi PO
Terakhir, perusahaan akan melakukan pengukuran terhadap akurasi ketepatan PO vendor. Ada 2 hal yang diukur yakni, ketepatan waktu pengiriman dan barang yang dikirim berdasarkan 2 hal dibawah ini:
- Rasio produk yang dikirim atau jasa yang telah dilakukan diluar target yang telah ditentukan.
- Persentase pengiriman yang tidak sesuai atas total jumlah yang telah dipesan dalam kurun waktu tertentu.
B. Pengiriman Barang
Untuk KPI pengiriman, ada 4 poin yang menjadi tolak ukur akan keberhasilan sebuah procurement seperti:
- Tingkat pembelian darurat
Pembelian darurat merupakan sebuah tindakan yang dilakukan perusahaan untuk melakukan penyediaan barang dan jasa untuk mencegah kekurangan barang/jasa. Untuk mengukurnya, perusahaan perlu menghitung rasio pembelian darurat atas jumlah total pembelian dalam periode waktu tertentu. Semakin rendah pembelian darurat, maka hal ini akan memberikan imbas yang positif karena hemat biaya, mengurangi resiko pasokan barang, meningkatkan performa pengadaan, dan kontinuitas pengadaan berjalan dengan lancar.
- Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan oleh supplier untuk menyediakan barang. Lead time adalah total waktu setelah PO diberikan kepada supplier dan sebelum barang dikirim. Untuk mengukurnya, perusahaan perlu melihat berapa jumlah hari yang dibutuhkan oleh vendor untuk menyediakan barang.
- Siklus pesanan PO
Siklus pesanan PO dihitung dalam hitungan jam atau hari ketika Purchase requisition dibuat dan telah disetujui serta diberikan kepada vendor.
- Kesigapan vendor
Untuk kesigapan vendor, KPI yang digunakan adalah rasio perhitungan persentase jumlah waktu akan barang yang sudah dibeli dengan jumlah pesanan yang dibebankan kepada vendor. Dengan melakukan KPI ini, perusahaan dapat mengakui tingkat kesigapan vendor dalam melakukan pengadaan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
