E-procurement merupakan hal yang penting dalam menentukan keberhasilan bisnis Anda. Namun, sadarkah Anda pelaksanaan pengadaan konvensional mempunyai banyak kelemahan? Sekarang, sebagai gantinya, e-procurement sudah dioptimalkan untuk memfasilitasi dan menuntaskan kelemahan pengadaan konvensional.
Sebelum membahas e-procurement lebih jauh, mari kita meninjau kembali bagaimana proses procurement konvensional. Cara procurement konvensional memerlukan koordinasi para pekerja untuk mengurusi tumpukan berkas-berkas yang akan dibutuhkan seperti dokumen purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi.
Proses pengadaan konvensional memiliki kelemahan sebagai berikut :
- Banyaknya dokumen kertas yang bertumpuk
- Orderan yang berulang
- Banyaknya supplier yang harus diorganisir
- Ketidakakuratan data inventaris akibat kekeliruan karyawan
- Progres yang sering kali terbengkalai sebab kecenderungan untuk menyelesaikan proyek yang dianggap darurat lebih dulu
- Membutuhkan peresmian dari banyak pihak di tingkatan yang berbeda
- Waktu pengerjaan yang lama
Lalu bagaimana dengan e-procurement?
E-procurement adalah proses pengadaan yang menggunakan software sebagai alat utamanya. Dengan sistem yang ada dalam software mengkomputerisasi semua proses yang ada di procurement, sehingga hal ini dapat meminimalisir penggunaan kertas dan mengurangi kesalahan. Seluruh data-data eprocurement akan disimpan dalam database server.
Dengan proses-proses yang dipermudah dengan eprocurement, bisnis Anda akan mendapat keuntungan. Proses eprocurement akan terotomatisasi, jadi Anda tidak perlu repot-repot mengulangi procurement mulai dari awal. Waktu untuk pelaksanaan procurement juga dapat diefisienkan sehingga para pihak yang terlibat dapat mengalokasikan waktunya untuk hal-hal lain di manajemen bisnis Anda.
Anda juga bisa menghemat kertas dan biaya mesin cetak, dengan hal ini Anda juga ikut menerapkan proses procurement yang ramah lingkungan. Kualitas dan pengiriman barang yang dipesan bisa dipantau di e-catalogue,bahkan spesifikasi dan kelebihan barang yang akan dipesan bisa dilihat dalam e-catalogue di e-procurement.
Resiko penyalahgunaan dana dan maverick cost pun dapat diminimalisir dengan eprocurement karena Anda bisa dengan mudah melacak riwayat transaksi dan berkomunikasi langsung dengan vendor.
E-Procurement merupakan inovasi dari procurement konvensional atau procurement manual, dengan menerapkan eprocurement untuk kegiatan pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda hal ini dapat membuat pekerjaan lebih efektif, cepat dan mudah.
Untuk informasi selengkapnya mengenai software pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
