Optimalisasi Pengadaan Barang dan Jasa dengan eProcurement Indonesia - eProcurement Indonesia
preloader

Optimalisasi Pengadaan Barang dan Jasa dengan eProcurement Indonesia

Optimalisasi Pengadaan Barang dan Jasa dengan eProcurement Indonesia

Seiring dengan meningkatnya permintaan pengadaan barang dan jasa, menyebabkan tuntutan akan peningkatan kinerja operasional dan manajerial. Akan tetapi dalam pelaksanaannya terdapat beberapa masalah yang harus dihadapi sehingga menjadi sangat tidak efektif dalam peningkatan kinerja operasional dan manajerial. Secara umum kendala-kendala yang dihadapi adalah sebagai berikut:

  1. Belum dapat mendukung penyelesaian dokumen secara online.
  2. Belum memiliki media yang bisa menyebarkan informasi kebutuhan perusahaan kepada vendor secara online.
  3. Belum memiliki media yang bisa mengatur workflow yang freksibel sesuai dengan aturan yang sering berubah.
  4. Belum memiliki kemampuan telusur (Audit Trail) yang lengkap, guna kebuthan audit atas data dan user pengguna.
  5. Belum dapat mengakomodasilaporan KPI (Key Performance Indicator), laporan AdHoc, serta laporan lainnya.
  6. Tidak dapat di-integrasikan secara penuh dengan system-sistem aplikasi lain yang telah ada di system ERP sat ini seperti aplikasi keuangan dan aplikasi purcashing.
  7. Control system yang belum lengkap.
  8. Belum memiliki alert dan warning system.
  9. Belum memiliki e-approval.
  10. Belum memiliki fitur vendor self service.

Dengan adanya kendala-kendala tersebut beberapa perusahaan yang merupakan customer kami, menemui kami untuk menjawab beberapa kendala yang ada di perusahaannya, dan semua kendala diatas dapat diatasi oleh system e-Procurement Indonesia.

eProcurement Indonesia memiliki modul-modul, sebagai berikut :

  1. Master Management

    Master data merupakan data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan. Modul ini digunakan untuk memanage data-data master yang ada dalam eprocurement. Dengan berbagai fitur didalamnya, sebagai berikut:

    1. Country
    2. Supplier Type
    3. Commodity
    4. Currencies
    5. Freight Cost
    6. Template Configuration
    7. System Configuration
    8. Catalogue
  2. User Management

    Modul ini digunakan untuk melakukan penambahan, pengeditan, dan pengaturan user yang terlibat dalam aplikasi ini.
    Selain itu juga bisa digunakan untuk integrasi sistem HR yang sudah ada pada aplikasi lain. Dengan fitur didalamnya sebagai berikut:

    1. User and Role Management
    2. Employee Management
    3. Integration with Active Directory
  3. Vendor Management

    Modul ini digunakan untuk manajemen vendor atau rekanan. Dimana dalam modul ini vendor akan melakukan pendaftaran, upload dokumen legal, upload struktur organisasi, upload tenaga ahli, upload data pajak dan lain sebagainya. Dengan fitur didalamnya sebagai berikut:

    1. Vendor/Supplier Data
    2. Vendor Data Lock
    3. Vendor Performance Review
    4. Vendor Warning Letter
  4. Purchase Management

    Modul ini digunakan untuk membuat daftar barang atau jasa apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga akan menghasilkan Purchase Requisition. Didalam Purchase Requisition terdapat line item, quantity, unit cost, order unit, etc. Sedangkan pada menu list purchase requisition tersedia untuk upload PR dan integrate PR.

  5. Tender Management

    Modul ini digunakan untuk mengatur seluruh regulasi dan pelaksanaan tender supaya dapat berjalan dengan baik sebagaimana mestinya. Dengan beberapa fitur, diantara lain:

    1. Tender Method
    2. Evaluation Method
    3. Tender Committee
    4. Bidder List
    5. Tender Step or Process
  6. Catalogue Management

    Modul ini berfungsi untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pengadaan barang dan jasa, dikarenakan vendor dapat mengupload katalognya pada sistem eprocurement. Selain itu dengan catalogue perusahaan dapat melihat daftar barang-barang apa saja yang terpadat pada catalogue, membandingkan harga, membuat daftar belanja serta melakukan PO dari catalogue.

  7. Order Management

    Modul ini digunakan untuk memonitoring kontrak yang telah disetujui, selain itu juga dapat digunakan untuk melakukan distribusi anggaran serta melihat apa saja variasi yang sudah dipilih dalam sebuah tender. Sedangkan dalam menu PO Monitoring berfungsi untuk membuat dan melihat pesanan pembayaran, syarat dan ketentuan, petunjuk pengiriman dan dokumen lain yang berkaitan dengan PO.

  8. Contract

    Pada modul ini terdapat menu contract master yang berfungsi untuk melihat daftar kontrak yang telah dibuat. Sedangkan untuk menu contract management terdapat beberapa menu, diantaranya:

    1. link tender and contract
    2. contract initiation
    3. contract reviewer
    4. contract signature
    5. contract grup chat
  9. Report

    Untuk modul report dapat disesuaikan dengan report yang diharapkan oleh perusahaan, seperti tender process report, tender realization, vendor performance, cost saving report etc.

  10. Administrator

    Untuk menu administrator terdapat menu force log off dan logging mechanism yang berisi vendor log dan user log.

Diatas merupakan penjelasan tentang sistem eprocurement yang disediakan oleh eProcurement Indonesia. Untuk mengetahui lebih banyak tentang eProcurement Indonesia, langsung hubungi kami melalui whatsapp +62811-3484-007

Related Post