Memasuki era Internet of things (IoT), pengadaan barang/jasa kemudian bertransformasi supaya serasi dengan perkembangan zaman. Teknologi informasi yang berkembang dengan cepat memberi pengaruh kesibukan pasar serta pola bisnis. Dengan ini semua pekerjaan yang kita jalankan akan sangat mudah terbantu oleh digital, atau bisa dikatakan sekarang ini kita sudah memasuki era Revolusi Industri 4.0.
Revolusi industri 4.0 yaitu perubahan dimana untuk memproduksi suatu barang, memanfaatkan mesin sebagai energi pemrakarsa dan pemroses. Revolusi industri ini hadir untuk menjawab persoalan efektifitas dan efisiensi dalam memproduksi suatu barang.
Apakah berdampak dengan kehidupan kita sehari-hari? Jawabannya iya, karena di dalam kehidupan kita sehari-hari, seperti bekerja, berkomunikasi dengan saudara yang jauh, bahkan kita bisa mengakses apa yang kita inginkan dengan sangat mudah.
Kebanyakan dari orang-orang yang berbisnis saat ini pasti tak asing dengan yang namanya dunia digital, atau mengiklankan produknya melalui internet, walaupun hanya sekedar menguploadnya ke media sosial yang kita miliki bahkan sampai menyewa orang yang paham akan digital sehingga produk yang mereka iklankan bisa diketahui banyak orang. Biasanya perusahaan yang sedang memerlukan produk barang atau jasa dalam jumlah yang sangat banyak pada umumnya akan membuat atau menyelenggarakan proses pengadaan, atau bisa disebut dengan procurement.
Seiring dengan berkembangnya teknologi, maka saat ini diterapkan juga sistem e-procurement, yang mana dibuat untuk lebih mengefisiensi proses procurement. Lalu apa yang disebut e-procurement?
Pada dasarnya, pengertian procurement adalah suatu bentuk kegiatan yang dikerjakan oleh suatu perusahaan atau beberapa perusahaan untuk membeli bahan baku, mesin produksi, bahan bangunan, dll. Lantas kenapa perusahaan perlu menyelenggarakan proses procurement ? karena procurement atau biasa disebut dengan pengadaan adalah suatu proses yang bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam memperoleh barang atau jasa yang sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya secara menyeluruh dengan memperhatikan kualitas, kuantitas, lokasi, waktu, dan pastinya juga biaya yang semurah mungkin.
Selain itu tujuan yang lainnya adalah agar perusahan bisa menekan biaya keluar seminimal mungkin dengan mendapatkan barang dan jasa semaksimal mungkin. Oleh karena itu, proses procurement adalah salah satu metode yang tepat untuk memperoleh keuntungan yang besar. Untuk bisa memperoleh barang dan jasa dengan proses procurement akan mencakup berbagai proses yang memang itu harus dilakukan, berikut beberapa proses procurement:
- Melakukan Identifikasi Keperluan Perusahaan
- Otoritas Pembelian
- Bentuk Persetujuan Harus Berupa Dokumen Tertulis
- Pembukuan Tender Kepada Supplier dan Vendor
- Identifikasi dan Analisa Supplier dan Vendor
- Penerimaan Quotation atau Penawaran Barang dan Jasa
- Proses Negosiasi Term of Payment, Harga, Kualitas, dll
- Pemilihan Supplier atau Vendor
- Pembuatan Purchase Order (PO)
- Penerimaan Delivery Order (DO) atau Work Order (WO)
- Penerimaan dan Pengecekan Kualitas Barang dan Jasa
- Dokumentasi Invoice
- Pengecekan Invoice, Delivery atau Work Order, dan Purchase Orer
- Pembayaran ke Supplier atau Vendor
Jika kita membicarakan e-procurement, umumnya kita akan langsung teringat tentang e-procurement yang digagas oleh pemerintah. Padahal, e-procurement saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem e-procurement untuk proses pengadaan barang atau jasa mereka karena dianggap lebih efisien.
E-Procurement adalah suatu proses pengadaan produk barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik dan difasilitasi oleh perangkat lunak atau website dengan koneksi internet. Pada umumnya proses ini dimulai dari pelelangan umum, kemudian prakualifikasi dan proses sourcing secara digital dengan memanfaatkan modul yang sudah berbasis website.
Bila diartikan, e-procurement ialah metode pengadaan barang dan jasa yang memanfaatkan teknologi elektronik seperti dunia online dan jaringan komputer. Karena semua pelaksanaannya dikerjakan secara digital, metode ini bisa menyederhanakan tahapan pengadaan secara manual atau procurement yang biasanya rumit dan menyita banyak waktu.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
