Sebelum mulai beralih kepada sistem e-Procurement yang menggunakan sebuah sistem digital, penting sekali untuk memperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital perusahaan. Jangan sampai transformasi tersebut malah menghambat dan gagal di tengah jalan, karena justru akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa. Berikut adalah faktor-faktor yang harus perusahaan pahami dalam transformasi digital:
People / Sumber Daya Manusia : Memperbaiki kualitas manusia yang ada di perusahaan, baik dari segi keahlian, atau pun kesadaran mengenai proses pengadaan. Pengembangan skill dan kemampuan perorangan akan membantu dan menentukan sukses tidaknya transformasi digital. Sehingga wajib bagi perusahaan untuk melakukan edukasi kepada seluruh karyawan dan tim manajemen yang berkaitan.
Process & SOP (Standard Operating Procedure) : Perubahan SOP dibutuhkan demi mendukung proses transformasi ini. SOP yang ada perlu di-review dan perbaharui, sebelum melakukan implementasi aplikasi digital untuk proses pengadaan. Karena perubahaan SOP ini tidak mudah, maka diperlukan supervisi yang sangat ketat dan menyeluruh, untuk menghindari adanya kesalahan fatal dalam proses transformasi.
Organization Structure / Struktur Perusahaan : Ketika suatu perusahaan akan melakukan transformasi digital, secara keseluruhan struktur organisasi pun harus berubah (Mapping dan mereview model supply chain (SCM) yang sekarang, mendesain ulang dan membuat model baru).
Jika struktur organisasi belum mendukung untuk adanya sistem procurement / pengadaan yang baru, dimana secara permintaan-approval-proses pengadaan belum tersedia, maka ajukan pembuatan struktur dan model organisasi (SCM). Atau jika sudah ada, akan direview dan dibuat perubahan yang mendukung.
Technology : Aplikasi pengadaan yang sesuai, ataupun infrastruktur yang mumpuni untuk menjalankan aplikasi pengadaan juga perlu diperhatikan dalam proses digital transformation. Menemukan aplikasi yang sesuai merupakan hal yg penting, tidak hanya asal pilih modul/aplikasi pengadaan .
Culture / Budaya Perusahaan : Bagaimana semua orang yang berpartisipasi di perusahaan sadar akan pentingnya melakukan proses procurement yang efektif dan efisien. Sehingga, semua perubahan yang telah dilakukan, baik perubahan teknologi, SOP ataupun struktur perusahaan , dapat dilakukan dengan baik.
Bagaimana para pemimpin dalam perusahaan dapat menuntun dan menginspirasi anggota organisasi untuk menjalankan proses dengan baik. Semua tergantung pada pribadi masing2, apakah siap menerima perubahan yang sedang / akan dilakukan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
