Agar semakin memahami apa yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa, Anda juga perlu mengetahui seperti apa prosedur yang sesuai. Dengan demikian, Anda bisa memahami bagaimana metode mengerjakan pengadaan yang sesuai agar dapat memberikan profit bagi perusahaan.
- Menganalisa Keperluan Perusahaan
Hal pertama adalah melakukan analisa dahulu untuk keperluan perusahaan. Umumnya divisi akan mengajukan keperluan yang diinginkan terhadap tim procurement. Dalam mengajukan pengadaaan barang dan jasa, tiap divisi seharusnya menentukan semua barang memang benar-benar diperlukan. Jangan sampai menghabiskan uang semata.
- Persetujuan dari Manajemen
Tidak semua permintaan yang diperlukan oleh tiap divisi akan segera disetujui oleh perusahaan. Perlu adanya persetujuan dari manajemen untuk bisa membeli barang. Sebelum diserahkan ke procurement management, alangkah baiknya disepakati oleh manajemen. Umumnya terdapat persetujuan berupa dokumen tertulis yang menjadi petunjuk bahwa pengerjaan procurement bisa diawali.
- Pengerjaan Tender
Sesudah menerima pemesanan pengadaan barang dan jasa, procurement management akan mulai membuka tender untuk supplier dan vendor. Dalam hal ini, tim pengadaan seharusnya mencari vendor atau supplier yang memang sesuai dengan keperluan. Pengerjaan tender ini untuk menerima vendor atau supplier yang punya harga dan kualitas terbaik.
- Menganalisa Supplier dan Vendor
Sesudah penawaran dari supplier atau vendor telah diterima, tim procurement perlu melakukan analisa untuk penawaran tersebut. Ada sebagian faktor yang harus diperhatikan contohnya dari segi kualitas, pengalaman yang dimiliki vendor sampai kesesuaian dengan keperluan perusahaan. Jangan sampai hanya mengejar harga yang murah tanpa mengamati faktor-faktor lain.
- Meminta Penawaran atau Quotation
Langah selanjutnya biasanya telah mengerucut ke sebagian vendor atau supplier yang sesuai. Tim pengadaan akan mengeliminasi vendor atau supplier yang tidak sesuai dengan kriteria perusahaan. Kemudian perusahaan akan minta vendor atau supplier untuk memberian penawaran.
- Melaksanakan Diplomasi dan Pemilihan Vendor
Sesudah penawaran diterima, Anda akan mengetahui bagaimana harga sampai waktu pelaksanaan yang akan diberikan oleh vendor atau supplier. Dari penawaran inilah, perusahaan bisa memperhatikan mana vendor atau supplier yang bisa memenangan proyek. Pastinya diplomasi perlu dilakukan agar bisa menerima profit yang didapatkan. Procurement bisa langsung memilih mana vendor atau supplier yang sesuai dengan keperluan.
- Membuat Purchase Order Ataupun Kontrak
Sesudah menentukan satu vendor atau supplier, Anda perlu melakukan purchase order. Jika kerjasama dilakukan dalam jangka panjang, tim procurement bisa membuat kontrak tertentu yang sudah sesuai dengan diplomasi. Dokumen-dokumen inilah yang menjadi tanda jadi pembelian dari perusahaan kepada vendor barang atau jasa.
Umumnya dokumen berupa kontrak seharusnya ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Hal ini dilakukan agar kedua belah pihak melakukan semua yang tertuang di kontrak. Jika dalam bentuk purchase order, supplier akan mengirimkan delivery order atau work order. Dokumen ini juga biasanya akan ditandatangani oleh perusahaan sebagai bentuk konfirmasi.
- Penerimaan Barang & Pengecekan Kualitas
Sesudah dokumen sudah komplit, supplier dan vendor seharusnya melakukan apa yang sudah tertulis. Tim procurement akan melakukan kontrol agar barang dan jasa benar-benar diterima oleh perusahaan dengan bagus. Tidak sampai situ saja, procurement management seharusnya menentukan kualitasnya sesuai dengan apa yang disepakati bersama.
- Pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa
Langkah terakhir tentunya adalah pembayaran. Perusahaan akan mendapatkan invoice dari vendor atau supplier. Sesudah barang dan jasa diterima dengan baik, perusahaan akan membayar sesuai dengan yang tertera di invoice. Tidak lupa untuk senantiasa mendokumentasikan dan mengarsipkan tiap pembayaran, baik itu invoice, kwitansi, bukti pembayaran, surat PO, dan sebagainya.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
