Banyak orang yang menerapkan istilah procurement (pengadaan) dan purchasing (pembelian) secara bergantian. Tetapi dibalik kesamaannya, keduanya mempunyai makna yang berbeda. Satu berpusat pada fungsi transaksional, semisal, sementara yang lain berpusat pada pengerjaan strategis sumber produk. Dalam tutorial ini, kami mengklarifikasi kebingungan perihal perbedaan antara pengadaan dan pembelian, dan menyelami lebih dalam ke tiap area.
Pengertian apa itu procurement?
Procurement ialah pengerjaan pengadaan dan pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga. Seringkali, manajer procurement akan melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sumber daya yang terbatas dan kesanggupan finansial yang kurang. Ini berarti mereka harus membuat alternatif yang paling cerdas untuk menentukan mereka membeli barang dan jasa terbaik.
Manajer Procurement umumnya menangani hal-hal seperti:
-Kegiatan sumber dan sumber taktik.
-Perundingan dan manajemen vendor.
-Memilih barang dan jasa secara strategis.
-Menyetujui permintaan pembelian organisasi/perusahaan.
-Mendapatkan barang dan jasa.
Sederhananya, procurement biasanya melibatkan pengambilan keputusan pembelian dalam keadaan kelangkaan sumber daya.
Apa perbedaan antara procurement dan purchasing?
Purchasing atau pembelian, di sisi lain, mengidentifikasi bagaimana barang dan jasa diorder. Semisal dengan membuat dan memenuhi orderan pembelian serta mengontrol pembayaran barang. Pembelian adalah aktivitas yang bertujuan untuk mendapatkan barang atau jasa dan bagaimana manajer procurement melakukan pembayaran untuk sesuatu barang. Pengerjaan ini melibatkan:
-Permintaan pembelanjaan dan persetujuan pembelian.
-Pembuatan orderan pembelian.
-Mendapatkan dan memeriksa barang dan jasa.
-Melampirkan slip pengepakan pada pembelian.
-Menyerahkan pembelian yang sudah selesai ke tim hutang usaha.
Dalam penjelasan ini, kami akan menjelaskan perbedaan antara procurement dan purchasing serta peran kedua fungsi penting ini dalam bisnis.
Pengertian apa itu procurement (pengadaan)?
Procurement atau pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk mencari dan menerima barang juga jasa untuk kebutuhan produksi dan atau tujuan perusahaan lainnya.
Procurement memerlukan strategi, apabila menggunakan strategi procurement dengan benar karenanya perusahaan akan menuai banyak manfaat, semisal perusahaan bisa menghemat uang dengan menentukan persyaratan dan melakukan perundingan harga dengan supplier. Kecuali, dengan strategi procurement karena perusahaan dapat menentukan kualitas pemasok, kecermatan waktu dan juga efisiensi.
Langkah-langkah dalam pengerjaan procurement (pengadaan)
Procurement atau pengadaan bukan sebatas membayar pemasok dengan uang atas barang diharapkan perusahaan. Akan tetapi dengan strategi pengadaan yang tepat sasaran karena perusahaan akan terlibat dalam pengerjaan pengadaan barang, dengan melakukan identifikasi barang dan jasa yang memang dibutuhkan, dan berikutnya mencatat dan mendokumentasikan data barang dan pembelian.
Berikut ilustrasi singkat perihal bagaimana pengerjaan procurement bekerja:
-Mengidentifikasi barang dan jasa yang diperlukan perusahaan.
-Mengirim permintaan pembelian.
-Mengevaluasi dan memilih vendor.
-Nego harga dan ajukan persyaratan.
-Membuat purchase order (orderan pembelian).
-Mendapatkan dan memeriksa barang yang dikirim.
-Menyetujui faktur (invoice) dan mengontrol pembayaran.
-Melaksanakan pencatatan.
Tetapi, perlu diingat bahwa bagaimana perusahaan menyusun pengerjaan procurement (pengadaan) internalnya mempengaruhi elemen-elemen seperti ukuran perusahaan, industri, sumber daya manusia yang tersedia, dan struktur organisasi/perusahaan.
Pengertian apa itu purchasing/pembelian?
Purchasing/pembelian adalah serangkaian tugas yang terlibat dalam membeli barang dan jasa. Purchasing melibatkan tugas-tugas seperti mengorder, menaikkan orderan pembelian, mendapatkan, dan mengendalikan pembayaran.
Bagaimana langkah-langkah dalam pengerjaan purchasing/pembelian?
Sebagai fungsi, purchasing/pembelian adalah komponen dari procurement/pengadaan. Dan dengan demikian, pengerjaan purchasing berada di dalam pengerjaan procurement.
Tetapi, tidak seperti pengerjaan yang berkaitan dengan procurement di atas, Anda tidak boleh menyesuaikan langkah-langkah yang secara eksplisit berkaitan dengan purchasing (pembelian) supaya sesuai dengan ukuran dan cakupan masing-masing vendor daerah Anda membeli. Ini adalah langkah mendasar dari pembelian yang baik dan membuat pengerjaan Anda lebih efisien. Pada akhirnya, proses pembelian Anda harus mengaplikasikan praktik terbaik pada di seluruh vendor.
Berikut adalah langkah-langkah dalam pengerjaan pembelian:
-Pengakuan Purchase Order/ Orderan Pembelian.
-Pemberitahuan Pengiriman di Muka.
-Penerimaan Barang.
-Perekaman Faktur (Invoice).
-Pembayaran ke Pemasok.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
