Sistem procurement sangat penting diperhatikan, karena erat kaitannya dengan aktivitas purchasing dan operasional perusahaan. Aktivitas purchasing terdapat dalam eprocurement perusahaan. Berikut ini, beragam sistem yang dapat menjadi opsi alternatif mendapatkan barang atau jasa untuk produktivitas perusahaan.
- Pengadaan Langsung
Terdapat beragam sistem pengadaan yang bisa digunakan perusahaan sesuai dengan kebutuhan. Tiap perusahaan diharapkan memilih salah satu sistem yang tepat untuk melaksanakan pengadaan supaya sesuai dengan keadaan perusahaan. Sistem pertama yang paling mudah dan sering kali dilaksanakan adalah pengadaan langsung atau direct procurement.
Pengadaan langsung ini adalah pembelian bahan baku maupun barang jadi yang berdampak pada operasional serta keberlanjutan pengerjaan produksi. Tarif yang dibutuhkan untuk pembelian dengan prinsip pengadaan langsung ini memang tergolong besar dan semestinya rutin dilaksanakan. Pengendaliannya juga semestinya lebih ketat sebab semestinya menentukan banyak hal.
Pada pengadaan langsung ini, perusahaan juga harus menentukan ketersediaan barang yang akan dibeli. Karenanya, kondisi supplier atau pemasok juga harus diperhatikan secara berkala. Pemilihan pemasok juga harus dilakukan dengan tepat agar benar-benar mendapatkan barang atau jasa yang terbaik.
- Tender
Sistem kedua dalam pengadaan barang atau jasa adalah dengan membuka tender. Sistem ini juga terbilang sering kali dilaksanakan oleh perusahaan. Aktivitas membuka tender ini bertujuan untuk mengumpulkan vendor demi pengajuan penawaran barang atau jasa. Dengan sistem ini, vendor yang memenangkan tender adalah yang menjadi mitra bisnis dalam upaya pengadaan.
Ketika ini, telah tersedia juga metode e-tendering yang lebih modern dibandingkan dengan pembukaan tender pada umumnya. Secara alur, metode e-tendering sama dengan alur pada tender manual. Cuma saja, perbedaannya ialah metode tak lantas dalam e-tendering sebab menerapkan perantara dunia maya untuk pendataan dan operasionalnya.
Dalam metode e-tendering, vendor harus mengirimkan barang atau jasa yang dimiliki secara terperinci terhadap perusahaan yang membuka tender, kemudian perusahaan yang bersangkutan memilih vendor yang sesuai kriteria yang ditentukan.
- Request for Proposal
Sistem procurement selanjutnya adalah request for proposal. Sistem ini juga bisa digunakan sesuai dengan kondisi tertentu sebuah perusahaan. Permintaan proposal ini adalah sebuah permintaan formal dalam pengajuan proposal. Pada umumnya, pengajuan proposal ini terkait dengan profesi jasa.
Proposal ini dimaksudkan terhadap beragam vendor yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan oleh perusahaan sebagai pihak yang mengajukan proposal. Dari sekian banyak proposal yang disebar, apabila vendor berminat untuk bekerja sama, maka diminta untuk melakukan penawaran secara mendetail.
Setelah beberapa vendor yang tertarik bekerja sama tersebut melakukan penawaran, pihak perusahaan menetapkan pilihan kepada vendor yang terbaik. Setelah itu, dilakukanlah penandatanganan kontrak kerja sama untuk pengadaan.
- Request for Quotation
Sistem selanjutnya ialah request for quotation. Sistem ini sering disebut sistem yang termudah dilaksanakan, karena pengajuan ini tak menerapkan proposal resmi. Perusahaan hanya perlu memilih tiga vendor terbaik untuk mendapatkan penawaran. Dengan demikian, tentu vendor yang memiliki penawaran murah dengan kualitas terbaik ialah pihak yang terpilih.
- Vendor Tunggal
Sistem pengadaan yang terakhir adalah vendor tunggal. Tak ada kompetisi untuk memenangkan tender, namun sistem ini hanya bisa dilaksanakan dalam keadaan dan situasi tertentu.
Keadaan dan situasi tertentu yang dimaksud adalah kondisi darurat, jika hanya satu vendor yang memenuhi syarat teknis, jika ada keuntungan dari segi harga, dan jika perusahaan hanya sanggup menerima barang yang diperlukan dari vendor. Maka, harus ada persetujuan dari pihak manajemen, mengingat perlunya pentingnya pertimbangan.
Setiap perusahaan pasti memiliki pertimbangan tersendiri dalam menetapkan sistem procurement. Sesungguhnya, tak ada sistem yang terbaik sebab sistem pengadaan yang paling tepat adalah yang sesuai dengan keadaan perusahaan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
