Perkembangan teknologi informasi telah mengalami pertumbuhan sangat pesat seiring dengan era globalisasi yang menuntut kecepatan arus informasi. Kebutuhan akan informasi sudah menjadi kebutuhan utama dalam masyarakat setelah kebutuhan primer. Salah satu perkembangan teknologi informasi adalah adanya Software Tender Online atau biasa disebut E-Procurement.
Procurement adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan berdasarkan pemikiran logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku yang sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa (Siahaya, 2013). Jika sebelumnya proses pengadaan barang atau jasa membutuhkan tahapan penyusunan yang lama dan memerlukan banyak pihak dalam prosesnya, sekarang semua itu bisa lebih mudah dan efisien tanpa mempengaruhi kualitas vendor yg akan didapat.
Kemunculan E-Procurement dengan segala kecanggihannya membawa perubahan dalam gaya dan kebiasaan Instansi/Perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Pengguna E-Procurement dengan sangat mudah mendapatkan vendor yang tepat, terpercaya dan sesuai kriteria secara cepat dan efisien karena semua proses dilakukan secara digital. Penerapan E-Procurement sangat berpengaruh dalam mempercepat proses bisnis dan mengelola kepatuhan terhadap siklus pembelian/pengadaan.
Kelebihan E-Procurement adalah:
- Proses lelang tender lebih cepat dari pada lelang tender konvensional karena semua prosesnya dari awal sampai final dilakukan secara digital lewat aplikasi.
- Standart question sudah dari perusahaan dan bisa di custom.
- Sebelum vendor menang/lulus tender, sudah melalui beberapa tahapan evaluasi dan kualifikasi yang panjang, jadi client bisa mendapatkan vendor yang tepat, terpercaya dan sesuai kriteria.
- Bisa memonitoring kontrak vendor hingga selesai, bisa pula merubah kontrak ditengah-tengah kontrak sesuai kesepakatan bersama.
- Auto validasi.
- Auto kirim email dan sertifikat ke tender.
- Terdapat tools yang bisa mengkonversi mata uang otomatis.
- Terdapat fitur masa sanggah sebagai tender untuk mengajukan protes ke vendor.
- Mendapatkan pemasok untuk datang ke anda.
- Grab potensi vendor yang berkualifikasi.
- Proses kualifikasi yang tidak hanya 1 kali, tapi hampir 3 kali.
- Proses lebih transparan karena semua proses bisa dilihat oleh vendor.
- Manajemen dokumen tanpa kertas (paperless)
- System lebih flexibel.
- Evaluasi online dan Transparan.
- Mudah untuk mengcompare.
- Proses pencarian dan penangkapan Akuntabel dan detail.
Dengan pelaksanaan pengadaan barang yang dipermudah oleh e-procurement, perusahaan Anda akan lebih efisien dan tepat sasaran. Metode procurement Anda akan menjadi otomatis. Anda tidak perlu lagi repot-repot mengulangi seluruh pelaksanaan procurement secara terus-menerus. Waktu untuk pelaksanaan procurement juga dapat diefisienkan sehingga para pihak yang terlibat dapat mengalokasikan waktunya untuk hal-hal lain di manajemen perusahaan Anda.
Anda juga dapat menghemat biaya karena kertas dan mesin cetaknya tidak lagi diperlukan. Oleh karena itu, sebagai tambahan, Anda telah menggunakan pelaksanaan procurement yang ramah lingkungan. Kualitas barang yang diorder juga bisa diatur karena seluruh info deskriptif barang bisa dilihat di katalog. Hal ini memungkinkan karena pemesan dapat melakukan pencarian dan riset yang mudah perihal spesifikasi dan keunggulan barang yang diperlukan.
Kesimpulannya adalah bila anda sudah membaca artikel ini dengan seksama, maka Anda sudah pasti mengerti manfaat dari e-Procurement itu sendiri. Kenapa sistem procurement manual sudah ketinggalan zaman dan perusahaan-perusahaan beralih kepada sistem e-Procurement. Tentunya alasannya berkutat pada optimasi efisiensi, efektifitas dan produktifitas instansi / perusahaan. Ketiga hal tersebut akan berkurang drastis apabila sistem procurement perusahaan masih manual. Sehingga e-Procurement adalah sebuah solusi sistem yang dianggap sangat bermanfaat untuk efektifitas perusahaan & bisnis Anda.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
