Dalam sebuah perusahaan tentunya memerlukan tim yang sesuai untuk melaksanakan bisnis dengan baik. Salah satu komponen yang cukup mempunyai peran penting adalah tim procurement. Lalu, apa saja yang seharusnya menjadi tugas dan tanggung jawab komponen ini? Sebelum memahami tugas dan tanggung jawab, kenali dahulu seperti apa komponen procurement.
Procurement adalah pengerjaan yang bertujuan untuk membantu perusahaan agar dapat menerima barang yang diperlukan perusahaan. Dengan bantuan tim procurement, perusahaan bisa menerima barang yang mempunyai kualitas terbaik dan dengan harga yang paling rendah. Tentu saja tujuannya akan membantu perusahaan menerima profit yang optimal.
Walaupun terkesan profesi yang mudah, metode procurement beserta timnya cukup membawa dampak yang berarti bagi perusahaan. Tim yang tergabung dalam procurement harus dapat mengerjakan analisa yang baik agar dapat menerima keperluan barang atau jasa yang sesuai. Tidak hanya itu saja, pendataan yang rapi dan komplit juga membantu perusahaan ketika memilih supplier kedepannya.
Tugas Profesional Procurement
Setelah memahami seperti apa divisi procurement, kini Anda juga perlu mengenal seperti apa tugas tim yang ada di dalamnya. Tentu saja hal ini benar-benar penting untuk membantu keberlangsungan penyediaan barang dan juga jasa.
1. Membuat Standar Perusahaan untuk Barang dan Jasa
Profesional procurement harus memahami bahwa penting bagi perusahaan untuk menerima barang dan jasa yang baik. Kata baik dan berkualitas adalah hal yang relatif. Maka dari itu, seorang tim procurement harus terlebih dulu membuat standar yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan demikian, barang yang didapatkan bisa disaring yang sesuai dengan harapan.
2. Merencanakan Penyediaan
Sesudah mengetahui standar seperti apa yang diperlukan oleh perusahaan, profesional procurement juga mempunyai tugas untuk merencanakan sebuah penyediaan barang. Ini adalah salah satu tugas utamanya. Perusahaan akan meminta barang atau jasa yang diperlukan, lalu tim akan langsung merencanakan langkah berikutnya sampai perusahaan menerima barang atau jasa yang diharapkan.
3. Menyesuaikan Detail Barang yang Diperlukan
Permintaan yang masuk harus diolah oleh tim profesional procurement. Tim akan menyesuaikan mendetail dan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan. Dengan demikian, procurement bisa menghubungi supplier dan vendor yang memang sesuai dengan spesifikasi, termasuk dalam soal urusan budget.
4. Mencari Vendor dan Supplier
Sesudah mengamati kualifikasi yang diperlukan, tim procurement segera mencari dan menghubungi vendor atau supplier yang sesuai. Umumnya tim akan segera membuat perjanjian berupa meeting atau bisa segera mengirimkan surat penawaran sesuai dengan brief yang diberikan. Di sinilah kemampuan untuk merekap keinginan perusahaan diperlukan oleh tim procurement.
5. Menganalisis Surat Penawaran
Semua surat penawaran ataupun proposal akan didata oleh tim procurement. Kemampuan analisa benar-benar diperlukan agar dapat menemukan supplier ataupun vendor mana yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Hal ini menyesuaikan dari kriteria yang diperlukan ataupun budget atau tarif pembelian.
6. Melaksanakan Perundingan
Setelah memilih satu vendor atau supplier, tim procurement bisa melaksanakan perundingan. Tidak hanya soal harganya saja tapi juga bisa mengenai waktu pengiriman hingga pembayaran. Misalnya untuk pengiriman, tim procurement juga menetapkan pengiriman melewati jalur darat, laut atau udara. Hal ini dapat disesuaikan dengan timeline waktu yang diberikan perusahaan.
7. Membuat Kontrak
Supplier atau vendor yang terpilih bisa langsung menandatangani kontrak dengan perusahaan. Procurement profesional harus membuat kontrak tersebut dan menentukan isinya sudah sesuai. Hal ini tentunya untuk menjaga kerjasama bagi para vendor agar semua yang telah disepakati benar-benar terlaksana.
8. Tim Tagihan Pembayaran
Tim procurement juga perlu menentukan bahwa tim keuangan perusahaan telah membayar tagihan dari para supplier atau vendor. Tidak hanya itu saja, tim juga menentukan bahwa barang sudah diterima dengan baik. Dengan demikian apa yang tertulis di kontrak benar-benar sudah sesuai dengan kejadiannya.
9. Menjalankan Kontrol
Hal penting yang tidak boleh terlewatkan adalah tugas kontrol. Sebagai tim pengadaan, tentunya tim procurement bisa menentukan bahwa barang bisa diterapkan dengan efisien dan tepat sasaran. Terkait dengan jasa, karna memang sudah sesuai dengan keinginan perusahaan. Tugas ini juga membantu procurement dalam mencari vendor dan supplier selanjutnya.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
