Pengadaan barang adalah merupakan bagian penting bagi perusahaan mana saja demi menghasilkan aktivitas operasional yang produktif. Tetapi, pengerjaan yang satu ini cukup terkenal dengan memakan banyak waktu dan sumber tenaga. Maka, perusahaan perlu menggunakan sistem procurement yang pas supaya pengerjaannya bisa berjalan yang sesuai dengan sasaran.
Supaya bisa merancang sistem procurement yang pas dan sesuai, perusahaan perlu melakukan sejumlah perubahan serta bisa menganalisa keperluan secara spesifik. Untuk memberikan ilustrasi cara pengadaan yang pas, ada sebagian elemen penting yang perlu dipertimbangkan, seperti berikut ini :
– Pahami dahulu keperluan perusahaan secara mendalam
Analisa sarana dan prasarana perusahaan secara menyeluruh diperlukan untuk menetapkan sistem procurement yang sesuai. Analisa ini juga tidak hanya menyangkut barang atau layanan pendorong apa saja harus diadakan, tetapi bisa juga melibatkan evaluasi kinerja pada jangka waktu sebelumnya, anggaran, serta sasaran output yang diinginkan.
Tim pengadaan bahkan perlu memperhatikan kembali sistem pengadaan sebelumnya, apakah masih relevan atau perlu pembaruan demi menyesuaikan dengan tantangan yang dihadapi perusahaan. Langkah ini bisa membantu tim untuk menemukan celah atau zona mana saja yang perlu dibenarkan.
– Komunikasikan dengan manajer atau para karyawan yang terlibat
Demi mendapatkan input yang membangun, tim pengadaan perlu ada komunikasi perencanaan sistem ini pada pihak manajerial ataupun karyawan terdampak. Para karyawan berada di garis paling depan aktivitas operasional, yang artinya mereka memahami beragam tipe tantangan yang seharusnya.
Sementara itu, pihak manajerial bisa memberikan ilustrasi atau usulan untuk menyesuaikan dengan visi, misi, serta kebiasaan perusahaan secara keseluruhan. Usulan yang imbang dari pihak manajerial serta petugas operasional harian bisa memberikan input untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik.
Tentukan sasaran pengadaan
Kombinasikan input yang didapatkan agar menjadi sasaran dan ekspektasi yang seharusnya dipenuhi sistem pengadaan. Agar berjalan sesuai agenda, Anda perlu merancang perkiraan waktu, output yang diterima, serta pengaruhnya dalam rentang panjang. Dari pengerjaan ini Anda bisa mendapatkan pengertian yang lebih mendalam mengenai apa yang dibutuhkan perusahaan supaya sistem yang digunakan bisa terus relevan dengan tantangan dan keperluan perusahaan di masa depan.
-Tentukan zona mana yang seharusnya didahulukan
Sesudah menetapkan semua input yang didapatkan, Anda perlu menetapkan pos mana yang seharusnya menjadi prioritas pengadaan. Misal, perusahaan Anda sekarang tengah memprioritaskan peningkatan keuntungan penjualan, karenanya Anda perlu mengoptimalkan pengadaan barang yang diperlukan untuk aktivitas penjualan. Sedangkan ada sebagian pos yang menjadi prioritas, pastikan pos yang lain konsisten menerima porsi pengadaan yang diperlukan.
– Analisa sasaran dan tujuan masing-masing pos
Sebagai komponen tim pengadaan, Anda tidak hanya bertugas menetapkan tiap pos menerima porsi pengadaan yang diperlukan. Anda bahkan perlu menganalisa sasaran serta tujuan masing-masing pos, apakah sasaran bisa berakibat positif pada daya kerja perusahaan secara keseluruhan, atau mampukah sasaran ditempuh selama kuartal tertentu.
– Brainstorming
Sesudah semua sasaran dan tujuan dirancang, sekarang saatnya membicarakan proposal strategi dari member tim. Sistem ini dibutuhkan untuk mencari jalan terbaik demi mendorong pengerjaan pengadaan. Dalam pengerjaan ini diinginkan para member tim bisa menemukan jalan terbaik untuk membuat pengadaan lebih tepat sasaran dan efisien. Sistem menghasilkan pengadaan yang efisien bahkan bisa beragam.
Mungkin ada member tim yang mengusulkan untuk menambah member, dan ada pula yang berfikir untuk mengalihkan pengerjaan pengadaan secara digital dengan sistem e-procurement. Apa pun sistem yang dipilih, pastikan semua member tim mempunyai satu pemahaman dan kerangka kerja yang sama supaya tidak terjadi miskomunikasi yang bisa menghalangi pengerjaan pengadaan.
Eksekusi Strategi
Sebelum benar-benar mengeksekusi agenda pengadaan, tim seharusnya memetakan alur kerja untuk mengantisipasi adanya celah atau tantangan tidak terduga. Baru sesudah semua member sepakat dengan rancangan kerja yang dirumuskan, startegi bisa langsung digunakan. Bagian khususnya pada tahap ini ialah kepekaaan masing-masing member tim kepada pengerjaan pengadaan serta hasil .
Strategi aktivitas pengadaan perlu senantiasa dimonitor untuk memperhatikan pengaruhnya kepada daya kerja perusahaan. Strategi procurement yang digunakan tidak selamanya akan konsisten relevan. Anda mungkin seharusnya merevisi sebagian nilai agar bisa menyesuaikan dengan keadaan perusahaan yang dinamis.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838
