Kegiatan bisnis tentu melibatkan 2 pihak, yaitu pihak pembeli dan penjual. Ini merupakan proses yang sebenarnya cukup mudah, namun dalam pelaksanaannya bisa sangat rumit. Sehingga dibuatlah sistem e-Procurement, yang membuat proses tersebut lebih sederhana dan efisien. Terdapat beberapa konten yang harus diperhatikan dalam e-Procurement seperti prinsip dan tujuan e-Procurement.
PRINSIP-PRINSIP DALAM PELAKSANAAN E-PROCUREMENT
- Pengiriman Barang Atau Pelaksanaan Jasa di / ke Tempat Yang Tepat
Prinsip ini memastikan bahwa barang atau jasa akan dikirimkan pada alamat yang tepat, sesuai dengan sistem. Selain itu, akomodasi atau mobilisasi akan diatur secara otomatis dan menjadi efisien bagi semua Pihak.
- Terkirim Tepat Waktu / Selesai Tepat Waktu
Melalui e-Procurement, barang atau jasa akan sampai sesuai pada waktu yang telah ditentukan. Pastinya akan membantu perusahaan untuk menjalankan laju bisnisnya tepat waktu dan tidak ada pemberhentian produksi karena alasan kekurangan bahan.
- Kualitas Sesuai Dengan Pesanan & Standar Perusahaan
Memastikan kualitas barang atau jasa yang sampai di perusahaan, sesuai dengan kualitas saat proses pemesanan. Ini juga akan membantu perusahaan menjaga kualitas hasil produk dan jasa mereka tetap sesuai dengan standar yang ada.
- Kuantitas Tepat & Sesuai Dengan Pesanan
e-Procurement memastikan jumlah barang yang datang sama dengan jumlah barang saat pemesanan. Proses ini akan membantu kedua belah pihak, yaitu pembeli dan penjual supaya tidak ada yang dirugikan. Misalkan barang yang dikirim jumlahnya tidak sesuai, maka akan merugikan pihak pembeli, dan penilaian pihak pembeli kepada pihak penjual akan menurun. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang yang datang, karena bisa dipastikan sama dengan e-Procurement, tentunya akan menghemat waktu bagian pembelian dan gudang.
- Barang / Jasa Dari Supplier Yang Tepat & Asli
Memastikan barang atau jasa dalam pengadaan berasal dari vendor atau supplier yang benar, untuk menghindari pemalsuan merek. Jika menggunakan merk yang palsu, akan menurunkan kualitas produk perusahaan juga.
TUJUAN MENGGUNAKAN SISTEM E-PROCUREMENT
Tujuan dari e-Procurement adalah untuk mempercepat proses pengadaan & pembelian barang kepada vendor. Pada umumnya pembelian barang ini akan bersifat tender. Tujuan atau manfaat dari penggunaan e-procurement akan terlihat selama proses atau tahapan dalam pengadaan. Untuk memudahkan, berikut tahapan-tahapan e-Procurement serta tujuannya masing-masing.
- Identifikasi Kebutuhan
Tahapan pertama adalah mencari tahu kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. User bertugas menginput ke dalam e-Procurement ke dalam satu database, sedangkan divisi pengadaan atau pembelian yang akan menyetorkan daftar tersebut. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai barang atau jasa yang akan di stock, serta memudahkan untuk menentukan anggaran.
- Persetujuan Supplier & Buyer
Setelah mengetahui barang atau jasa yang dibutuhkan, tahapan selanjutnya adalah menentukan supplier atau vendor atau penjual. e-Procurement membantu mengirim langsung dokumen permintaan tersebut ke pihak yang ditunjuk untuk meminta persetujuan. Supplier yang telah menyetujui akan langsung memproses dan menyediakan barang atau jasa yang diminta secepat mungkin. Tujuan dari tahapan ini adalah mempersingkat waktu perusahaan untuk menghubungi supplier yang diinginkan. Tidak perlu lagi menggunakan media telepon atau email yang memakan waktu.
- Pemesanan Barang / Jasa
Sistem dalam e-Procurement dapat secara otomatis memesan barang, sesuai dengan permintaan bagian pembelian. Beberapa akan memesan kepada supplier begitu mengetahui stock telah habis (jika pemesanan bersifat kontinyu). Tujuannya adalah menghemat waktu untuk menghitung stock secara manual dan menghemat waktu untuk menyusun pembelian yang biasanya dilakukan secara manual.
- Penelusuran Atau Progress Tracking
User atau perusahaan dapat menelusuri sampai dimana proses pembelian. e-Procurement memberikan fasilitas pelacakan barang atau jasa yang dipesan secara real-time. Saat user mulai melacak, maka informasi yang di dapat adalah kondisi atau letak barang atau jasa tersebut pada waktu itu juga. Tujuannya adalah untuk memudahkan perusahaan mengontrol pesanan, sehingga dapat memperkirakan kapan produk itu sampai.
- Pembayaran Lebih Mudah & Proses Cepat
Tahap ini adalah tahapan akhir dari pengadaan ini. Biasanya sistem pembayaran tertera pada e-Procurement yang dikirim. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun kredit (waktu kredit biasanya 1 bulan sejak diterbitkannya invoice). Keuntungan dari e-Procurement adalah langsung terhubung dengan laporan keuangan perusahaan, sehingga ketika terjadi pembayaran akan otomatis memperbaharui laporan keuangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk semakin membuat laporan keuangan kredibel dan mewujudkan akuntabilitas.
- Penyusunan Laporan Lebih Akurat & Cepat
Karena e-Procurement dilakukan secara digital atau elektronik, maka laporan-laporan yang diinginkan dan dibutuhkan perusahaan akan lebih mudah disusun. Sebab data-data yang dibutuhkan akan terdokumentasi dengan baik, tanpa takut terjadi kehilangan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk memudahkan perusahaan menyusun laporan yang nantinya dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Laporan juga akan lebih tepat, karena dilakukan secara digital, maka angka yang di input akan sesuai dengan nominal aslinya. Mengurangi resiko human error.
- Evaluasi Efisien & Mudah
Jangan lupa untuk mengadakan evaluasi setelah transaksi telah selesai. Evaluasi bertujuan untuk mencari apa yang kurang dan harus dibenarkan dari transaksi sebelumnya. Adanya proses ini semakin menekan kemungkinan terjadi kesalahan dalam e-procurement berikutnya, serta mendengar keluhan dari beberapa pihak, sehingga nantinya procurement elektronik ini dapat menguntungkan bagi semua pihak. Dengan menggunakan e-procurement, analisa data dapat dilakukan lebih cepat & mudah.
Tujuan-tujuan dari setiap tahapan tersebut dapat disederhanakan menjadi satu tujuan, yaitu meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas dalam menjalankan proses pengadaan. Jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lebih lama, dan resiko adanya human error lebih besar. Dengan e-Procurement maka segala kesusahan yang ada pada procurement manual telah ditiadakan.
Untuk informasi selengkapnya mengenai pengadaan barang dan jasa silahkan kunjungi Website https://eprocurement-indonesia.com/ atau bisa hubungi Helpdesk di +62811-3484-007 / +6231-591-75838.
